Levéltári Szemle, 45. (1995)

Levéltári Szemle, 45. (1995) 1. szám - KILÁTÓ - Haraszti Viktor: A Magyar Országos Levéltár küldöttségének tapasztalatai Hollandiában / 57–62. o.

ket és az őrzési, selejtezhetőségi időket rögzítik. Az irattári terveket a Kulturális örökség Tanácsa véleményének figyelembevételével miniszteri rendelettel véglegesítik és a hivatalos közlönyben nyilvánosságra is hozzák. A minisztériumi iratkezelés, irattározás gyakorlatát a Lakásügyi, Területrendezési és Környezetvédelmi Minisztérium Dokumentációs és Információs Központja alá tartozó átmeneti levéltárban (Semi-Statisch Archief) tekintettük meg. Az 1962. évi levéltári törvény szerint az iratok 50 év eltelte után kerültek közlevéltárba. Így az iratok levéltárba jutása három szakaszra oszlik. Az iratok ügyviteli értékük meglétéig, ill. selejtezésük időpontjáig az irattározás dinamikus fázisában vannak. A megmaradó iratok kerülnek átmeneti levéltári őrzésbe (félstatikus szakasz), majd a levéltárba kerülés az irat útjának végső, statikus szakasza. Az iratokat a minisztériumok átmeneti levéltáraiban nemcsak őrzik, hanem rendezik, dobozokba helyezik és segédleteket készítenek hozzá. A minisztérium irattárában az 50 év iratanyaga 9 raktárát foglal el, mintegy 15 000 ifm. terjedelemben. (Ebben természetesen selejtezhető iratok is vannak.) Az iratok gyors visszakeresését saját fejlesztésű számítógépes program segíti. A program külön-külön megmutatja a raktárakat, kihasználva a színes monitorok lehetőségeit. Zölddel jelzi a szabad helyeket, vörössel a tele lévő polcokat és feketével azokat, ahol még van szabad hely. Ugyanez polcsoronként, polconként is megjeleníthető. Mint minden adatbázis-kezelő program, ez is számtalan keresési, listázási lehetőséget biztosít a felhasználónak. Ügyiratszinten lehet keresni tárgyszavakra, dosszié megnevezésekre, projektumokra stb. Ügyiratszinten még nincs minden iratanyag feldolgozva, de az utóbbi évek iratait már így tartják nyilván.

4 Á minisztériumban ma még papíralapú ügyintézés folyik, számítógépes levelezés, ügyiratforgalom még nem. Bár az új levéltári törvény lehetővé teszi a később kiselejtezhető iratok más adathordozón való megőrzését, ezek a rendszerek még nem terjedtek el, egyrészt a nem eléggé tisztázott jogi feltételek, másrészt a rendszer kiépítésének magas költsége miatt. A meglátogatott minisztérium irattára — átmeneti levéltára — a számítástechnika előnyei kihasználásának és az emberi munka ötvözésének jó példájául szolgál. A számítógép ugyan az iratokat rendezni nem képes, de a már rendezett iratok nyilvántartásának, gyors megkereshetőségének — ami egy irattár esetében még fontosabb is, mint a levéltárnál — ma már nélkülözhetetlen eszköze. Az iratok levéltári átadásának gondos előkészítése egyrészt lehetőséget ad a levéltárakba korábban bekerült iratok hasonló szintű (elsősorban számítógépes) feldolgozására, másrészt az így átvett iratok levéltári szempontú finom rendezésére. A holland levéltárügyben a számítógép nem kivételes „csodabogár", hanem jól felhasználható eszköz. Széles körű elterjedése tulajdonképpen napjainkra valósult meg, így a korábbi nyilvántartás- és segédletkészítési munkák eredményei — melyeket imponálóan magas számban láthattunk — lassan számítógépes adatbázisok formájában is megjelenhetnek. Az iratok előkészítettsége, selejtezettsége az utóbbi években még fontosabb tényezővé vált, mivel az új levéltári törvény 50 évről 20 évre csökkenti az iratok levéltárba adásának határidejét. Az iratátadási határidő csökkentésének több oka van. Talán legfontosabb az iratok nyilvánossá tételének társadalmi igénye, mivel egy 1985-ben született törvény a közigazgatás nyilvánosságáról az állampolgárok számára több jogosítványt ad az állami szerveknél keletkezett iratok megismeréséhez, mint amit az ötvenéves átadási határidővel biztosítani lehet. Napjainkban a minisztériumok, kormányhivatalok és tartományi hatóságok évente 100—120 km-nyi papírmennyiséget keletkeztetnek, 59