Levéltári Szemle, 45. (1995)

Levéltári Szemle, 45. (1995) 2. szám - KILÁTÓ - ISAD(G): az első nemzetközi levéltári szabvány / 53–74. o.

2.3 A LEÍRÁSOK ÖSSZEKAPCSOLÁSA Cél: Világossá tenni a leírási egység helyét a hierarchiában. Szabály: Amennyiben lehetséges, minden egyes leírást össze kell kapcsolni a hierarchiában közvetlenül fölötte elhelyezkedő leírási egységgel, és meg kell állapítani a leírás szintjét. (Lásd a 3.1.4 pontot.) 2.4 AZ INFORMÁCIÓ ISMÉTLŐDÉSÉNEK ELKERÜLÉSE CeZ: Elkerülni a hierarchikusan kapcsolódó levéltári leírásokban lévő információk ismétlődését. Szabály: A megfelelő legmagasabb szinten kell megadni az alkotóelemekben lévő közös információkat. Alacsonyabb leírási szinten ne ismételjük meg azt az információt, amelyet egy magasabb szinten már megadtunk. 3. A LEÍRÁS ELEMEI 3.1 AZ AZONOSÍTÓ ADATOK TERÜLETE (ADATCSOPORTJA) 3.1.1 Hivatkozási kód(ok) Cél: Meghatározni az őrzőhelyet, továbbá létrehozni a kapcsolatot a levéltári anyag és az azt reprezentáló leírás között. Szabály: Rögzíteni kell az ISO 3166 Országneveket reprezentáló kódok szabvány legutolsó verziója szerinti országkódot, azt követően a levéltárak országos kódszabványa szerinti levéltári kódot, majd a sajátos helyi levéltári hivatkozási kódot, ellenőrzési számot, illetőleg más egyedi azonosítót. Példák: CA NAC ANC—C2358 US LC 72—064568 MY P / AMM Z4 MY MS ANM P / PESU.H.C.O 410 / 1915 FR AD 53 / 234 J 3.1.2 Cím Cél: Megnevezni a leírási egységet. Szabályok: Ha a leírási egységnek van hivatalos címe, a szóhasználatot, szórendet és helyesírást illetően pontosan azt kell követni, a központozás és a nagybetűk használata tekintetében azonban nem feltétlenül. 61