Levéltári Szemle, 45. (1995)

Levéltári Szemle, 45. (1995) 2. szám - KILÁTÓ - ISAD(G): az első nemzetközi levéltári szabvány / 53–74. o.

B 6. Az, hogy egy adott levéltári leírás a nélkülözhetetlen információkon kívül még mit tartalmaz, egyrészt a leírási egység jellegétől, másrészt annak az információs rendszernek (manuális vagy automatizált) a követelményeitől függően fog változni, amelynek a leírás a részét képezi. Bizonyos rendszerek magukon a fondokon kívül a fondok alkotórészeinek (pl. sorozatoknak, egyes iratoknak) a leírását is tartalmazhatják. Az ilyen rendszerek hatékonyságának és áttekinthetőségének a biztosítása érdekében a többszintű leírásokat a kapcsolódásaikra és információs tartalmukra vonatkozó szabályok alapján kell elkészíteni. Az ennek végrehajtására kidolgozott többszintű szabályokat a jelen általános szabályok magukba foglalják. B 7 A jelen általános szabályok azokat a leírási adatterületeket tartalmazzák, amelyeket nemzetközi levéltári összefüggésben a legtágabban alkalmazhatónak tartanak. Ez persze csak a kezdete a szabványosítási próbálkozásoknak. Az iratanyagok speciális kategóriái (mint pl. a térképészeti anyag, mozgófilmek, elektronikus fájlok, illetve oklevelek, közjegyzői iratok, birtoklevelek) leírásának mikéntjére nézve további sajátos szabályokat kell kidolgozni. B 8. Az elérési pontok a leírás elemein alapulnak. Az elérési pontok értéke a hitelesség ellenőrzésével növekszik. Az elérési pontok kialakítására — a visszakeresésben való fontosságuk miatt — nemzetközi irányelveket kell kidolgozni. Az ad hoc bizottság jelenleg munkálkodik a hiteles iratok szabványos leírásának kifejlesztésén. Az elérési pontokhoz használandó szójegyzékeket és megállapodásokat országonként vagy nyelvenként kell kialakítani. A hivatalos szójegyzékek kifejlesztésekor és karbantartásakor a következő ISO szabványok hasznosak: ISO 5963 Dokumentáció — Módszerek dokumentumok vizsgálatára, tárgyuk meghatározására, valamint indexelési fogalmak kiválasztására, továbbá ISO 2788 Dokumentáció — Irányelvek egynyelvű tezauruszok létrehozásához és fejlesztéséhez. B 9. A leírás bármely elemében valamely publikált forrásra való hivatkozáskor az ISO 690 Dokumentáció — Bibliográfiai hivatkozások — Tartalom, forma és szerkezet szabványának legutolsó verziója követendő. 0. AZ ÁLTALÁNOS SZABÁLYOKBAN ELŐFORDULÓ KIFEJEZÉSEK SZÓJEGYZÉKE 0.1 A következő szójegyzék a kifejezésekkel és magyarázataikkal a leírási szabályok szerves részét képezi. A definícióknál figyelembe kell venni, hogy azok kifejezetten a jelen dokumentum céljaira készültek. Állag. (Sub-fonds.) A fond alcsoportja, amely a létrehozó hivatal vagy szervezet szervezeti egységeihez, vagy ha ez nem lehetséges, magának az iratanyagnak a földrajzi, időrendi, funkcionális vagy hasonló csoportosításához kapcsolódó, egymással összefüggő dokumentumok együtteséből áll. Ha a létrehozó szerv összetett hierarchikus szerkezettel rendelkezik, akkor mindegyik alcsoportjának annyi alárendelt alcsoportja van, ahány az elsődleges alárendelt szervezeti egység hierarchikus szerkezeti szintjeinek visszatükrözéséhez szükséges. Cím. (Title.) Egy szó, kifejezés, betű vagy betűcsoport, amely a leírási egységet megnevezi. Egyes irat. (Rem.) A logikailag tovább már nem osztható, legkisebb le58