Levéltári Szemle, 44. (1994)

Levéltári Szemle, 44. (1994) 1. szám - KILÁTÓ - Thibodeau, Sharon Gibbs: Terminológiai csapdák és nyelvi korlátok / 70–81. o.

és hasznos összekapcsolásának a biztosítására. Az ezeknek a szabványoknak az alkalmazásával keletkező leírásokat az iratképzőkről adott teljesebb, következetesebb módon gyűjtött információk jellemeznék, s amiket azután a levéltárosok és a kutatók hatékonyabban használhatnának a megfelelő iratok visszakeresésében.

12 Ezek az információk az iratok feldolgozásától függetlenül összegyűjthetők, és felhasználásukkal az Ismertetések elkészíthetők, illetve aktualizálhatok. A leírási szabványokkal foglalkozó ad hoc bizottság úgy döntött, hogy munkáját az angol—amerikai leírási szabványokra alapozza,

13 ami a leírás iratalapú felfogásának átvételéhez vezetett. Mindhárom szabvány az iratokra összpontosít, a provenienciát pedig inkább az iratok attribútumának, s nem független egységnek tartja. A változatlanul csak a proveniencia független leírásának értékét elfogadó amerikai és európai levéltárosoknak be kellene bizonyítaniuk a proveniencia mint önálló leírási egység életképességét, a leírás fogalmát pedig a következőképpen kellene módosítani: a leírás 1. a levéltári egység jellemzőiről és tartalmáról szóló információknak az iratképző tevékenységére vonatkozó információkkal való összekapcsolási folyamata, továbbá 2. ennek a folyamatnak az eredménye; az eredeti iratanyag és forrásának leírása a levéltárosok és a kutatók sokoldalú felhasználására.

14 A FOND MEGHATÁROZÁSA Az 1841 óta levéltári tisztelet tárgyát képező „fond" megújított fogalmi rangot kapott, amikor a levéltári leírási szabványok ad hoc bizottsága az 1990 novemberében véleményezésre kiadott „A levéltári leírásra vonatkozó alapelvek" azt mint „leírási alapegységet" vezette be. Ebből következik, hogy leírás nem készülhet a fond világos megértése nélkül; ez a fontos fogalom egyébként már sok érdekes vitát keltett. Általánosan elfogadottnak tűnik, hogy a fond iratokat (vagy levéltári anyagot) jelent. A vélemények azonban eltérnek, amikor a következő kérdésre próbálunk meg választ kapni: „Mely (vagy milyen) iratokat?" A válaszok a proveniencia elvének alkalmazása (vagy végrehajtása) szerint különböznek egymástól. Azokban az esetekben, amikor a provenienciát úgy értelmezik, mint „a levéltári anyagot keletkeztető hivatal vagy személy; vagyis az adott személy, család vagy jogi személy, amely egyéni vagy testületi tevékenysége folyamán létrehozta és/vagy felhalmozta és használta a dokumentumokat", a fond „a dokumentumok összessége, formától és hordozótól függetlenül, amelyet egy bizonyos személy, család vagy jogi személy az egyéni vagy testületi tevékenysége során szerves módon létrehozott és/vagy felhalmozott és használt."

15 Amikor viszont a proveniencián „funkcionális provenienciát" értenek,

16 a fondot „formától vagy adathordozótól függetlenül olyan irattárnak vagy teljes dokumentumegyüttesnek" tekintik, amelyet „jogi személyek, családok vagy bizonyos hatáskörrel vagy funkcióval bíró csoport tagjai hoztak létre vagy halmoztak fel".

17 Vizsgáljuk meg a fond fogalmának e két felfogása közötti különbséget. Az első esetben a fond egy adott természetes vagy jogi személyhez tartozó iratok összessége; a második esetben pedig egy adott funkció vagy tevékenység eredményeképpen keletkező iratokat jelenti. Az első meghatározás a hagyományos. Vitatkozni lehet azon, vajon az újabb meghatározás igénye abból fakadt-e, hogy a modern iratőrzők anélkül hoznak létre és kezelnek irattári anyagot, hogy ismernék a „fond megbonthatatlanságának" levéltári elvét. Amíg igaz az, hogy sok (lehet, hogy a legtöbb) irattári anyagot „egy adott személy, család vagy 76