Levéltári Szemle, 44. (1994)
Levéltári Szemle, 44. (1994) 1. szám - LEVÉLTÁRTÖRTÉNET - Major Zoltán László: Adatok Hajdú-Bihar megye községi irattárainak helyzetéhez 1950–1960 között / 62–69. o.
a járási tanácstól, melyben sürgetik, hogy az 1950. év előtti iratokat is szállítsák be a járási székhelyre az 1950—1951. éviekkel együtt. A levél arra is utal, hogy az 1950 előtti iratok a selejtezés pontatlansága vagy más okok miatt a községi tanács irattárában maradtak. 31 A Derecskéi Járási Tanács VB. Igazgatási csoportjának vezetője Szűcs Sándor és Széni István vb. elnökhelyettes az irattárak rendezése ügyében 1958. február 26-án levelet intéz a községi tanácsok vb. titkáraihoz. Közlik, hogy az elmúlt hetekben a Megyei Tanács VB. Igazgatási Osztálya és az Állami Levéltár munkatársai irattárellenőrzést végeztek a községi tanácsoknál. Az eredmény lesújtó, az irattárak kezelése ugyanis nem felel meg az előírásoknak (1950. évi 29. tvr., 131—10/1952. BM.). Az irattár több helyen lomtár. Különösen kirívó a helyzet az olyan nagy községekben, mint pl. Vértes és Konyár,~ahol az iratanyagokat évi rendbe nem rakták össze, és az irattárakban tűzveszélyes anyagokat is tárolnak. Szó esik a levélben az iratok „történelmi forrásértékének" fontosságáról, majd felhívja a községi vb. titkárokat, hogy az irattárakat május 31-ig mindenütt rendezzék. A követelmények között szerepel, 'hogy a két évnél régebbi iratokat helyezzék irattárba, az irattári helyiségeket szabadítsák meg a felesleges lomtól, és ott ne tároljanak gyúlékony, tűzveszélyes anyagokat. Megjelölik a végrehajtás módját is. Biztosítani kell egy helyiséget vagy szekrényekkel vagy állványokkal berendezve. Az iratokat szakigazgatási szervenként és ügykörönként külön-külön kell elhelyezni úgy, hogy minden év külön-külön elválasztható legyen. Minden iratköteg sorszám szerint, rendezett állapotban, zsineggel két helyen legyen átkötve, hogy bármikor szállítható legyen. Zsineges kötés helyett irattartókat is lehet alkalmazni. Az irattár kezelésére ki kell nevezni egy dolgozót (vagy igazgatási dolgozót, vagy adminisztrátort). Az ő tudta és jelenléte nélkül az irattárban a kutatást, iratok „lehelyezését" senki nem végezheti. Az iktató-, mutató- és postakönyveket az iratokkal együtt kell „lehelyezni". Ha nem lenne meg az 1952—53. stb. évi iratokról a nyilvántartó karton, azt el kell készíteni. 1952-nél régebbi irat nem lehet a községi tanács vb. irattárában, kivéve a gyámügyi iratokat, amelyéket a keletkezésüktől számított 32 évig kell megőrizni. Amennyiben még 1952. előtti kihágási, közigazgatási iratok, vagy esetleg 1952 után keletkezett begyűjtési iratok lennének a községi tanács irattárában, úgy azokat rendezetten, becsomagolva postán küldjék be, vagy vasúton egy dolgozó szállítsa be az Állami Levéltár, Debrecen, Vörös Hadsereg u. 20., vagy Kossuth u. 12—14. szám alatti helyiségébe. Az adóigazgatás iratainak selejtezése tekintetében az 1952. márciusában kiadott 17— 80/1952. PM sz. rendelethez csatolt ügykörjegyzékben foglaltak szerint kell eljárni. Az adóigazgatás állampolgársági kötelezettségekkel összefüggő speciális feladata megköveteli az 1946. után keletkezett és fontos adókivetési és beszedési adatokat tartalmazó adófőkönyvek, lajstromok, beszedési naplók stb. helybeli megőrzését. A Horthy-korszakból származó adófőkönyveket pedig feltétlenül küldjék be a Levéltárnak minden válogatás nélkül. 32 Hivatal vizsgálati és levéltárellenőrzési jegyzőkönyvek tanúsítják, hogy a következő években is sok a hiányosság az iratkezelést és az irattárak helyzetét illetően. Csökmő község igazgatásfelügyeleti jegyzőkönyvében 1959 tavaszán olvassuk, hogy egyes községekben még a Megyei Tanács VB. által kiadott ügykezelésre vonatkozó szabályzatot sem ismerik. Sok az elintézetlen ügyirat, az anyakönyvek, anyakönyvi okmányok, felszerelések tárolása sem biztonsági, sem közbiztonsági szempontból nem megfelelő. 33 Bakonszeg községben 1959. február 18-án a hivatal vizsgálat megállapította, hogy az 1958. évi iratok nincsenek sorszám szerint összeszedve. Panaszügyek és kérelmek az irattárban nem találhatók. A felsőbb szervektől érkezett ügyiratok intézése nem minden esetben történik meg határidőre, sőt előfordul, hogy a jelentési kötelezettségüknek egyál66