Levéltári Szemle, 43. (1993)

Levéltári Szemle, 43. (1993) 1. szám - Müller Veronika–Móri László: Számítógépes iktatás a Magyar Országos Levéltár Jelenkori Gyűjteményében / 105–107. o.

10. TBI (C4): További beküldő irányítószáma A TBN mezőben szereplő személy értesítési címe. (Egyebet 1. BKI) 11. TVB (C20): További beküldő lakóhelyének városa A TBN mezőben szereplő személy értesítési címe. (Egyebet 1. BKV.) 12. TBU (C50): További beküldő lakóhelyének utcája A TBN mezőben szereplő személy értesítési címe. (Egyebet 1. BKU.) 13. MSZ (C50): Mellékletek száma 14. TGY (C250): Az ügyirat tárgya Az akta tartalmának rövid megjelölése. Ebben a rekordban szerepelnie kell minden, az ügy szempontjából lényeges személy nevének (és lehetőleg a címének), minden érintett intézmény, vállalat stb. nevének és egyéb lényeges adatainak. 15. MEGJ (C40): Megjegyzés Az aktához fűzött kezelői feljegyzés. 16. IHD (D8): Irattárba helyezés dátuma (Év, hó, nap) 17. VSZ (C3): Válaszok Az akta elintézési módjának jelzése. Értékei a következők lehetnék: P — Pozitív válasz N — Negatív válasz PN — Kétféle válasz K — Közbülső intézkedés történt. Az adatbázisban a program gyorskeresést a következő mezőkre képes végezni: 1. Iktatószám (IKT, 1. mező) 2. Előadó neve (EA, 1. mező) 3. Beküldő neve (BKN, 5. mező) 4. További beküldő neve (TBN, 9. mező) A program a következő feladatokat képes ellátni: 1. Évkor funkció A számítógépen tárolt különböző évkörű iktatások között lehet ebben a menüpontban váltani. 2. Adatbázis funkció Ebben a menüben lehet az adatok beiktatását, módosítását, kivezetését, sztornózását megoldani és az új iktatási évkort létrehozni. 3. Keresési funkciók Ebben a menüben az adatbázis különböző elemeire kereshetünk. A program gyorskeresést képes végezni az iktatószámra, a beküldő nevére, egy nap adataira. Ezenkívül megoldott az összes szöveges mezőben egyszerre való keresés is. 4. Listázási funkciók A menüben iktatószám, előadó neve, beküldők neve szerinti listák és az egy évben csak egyszer nyomtatandó, az iktatókönyvet helyettesítő teljes lista közül választhatunk. 5. Statisztikai funkció A program az adott év adataiban keresi az ellentmondásokat, majd az adott évkörre jellemző adatokat, illetve a válaszokból számolt statisztikákat írja ki. Á továbbiajkban az a tervünk, hogy a bevitt adatok körét — a rendelkezésre álló üres mezőkben — tovább bővítjük, hogy több és ezáltal pontosabb információk álljanak rendelkezésünkre a beadványokról. Müller Veronika—Móri László 107