Levéltári Szemle, 42. (1992)

Levéltári Szemle, 42. (1992) 2. szám - KILÁTÓ - Körmendy Lajos: A Gazette des archives 1989–1990-es évfolyamai / 80–84. o.

,,mellékes" haszna is van a rendszernek, hogy több évre visszamenőleg naprakész adatokat kaphatnak a beszállításokról, illetve az elmaradásokról, könnyedén „össze tudják hozni" a gyakran fragmentált irategyütteseket, sokkal könynyebb a selejtezés és a rendezés. A szóban forgó számítógépes jelzet két külön szám-, illetve karaktersor. Az első a beszállítás azonosító száma, egyszerű sorszám, ami magában foglalja a szállítás évét is. A második — számunkra ez érdekes —, segítségével lehet besorolni és azonosítani a szervet és az iratanyag típusát. Négy számból és öt betűből áll, ily módon: 9999/XXXXX. A számok és a betűk elsősorban működési funkciókat takarnak, mert ezek stabilak, és csak másodsorban jelzik az intézményeket. Az egyes kategóriáknak/funkcióknak, illetve intézményeknek mindig más és más előre meghatározott számjegy (kód) felel meg, a számítógép ez alapján válogat. Az első két szám tematikus jelentésű, tehát a létrehozó szerv funkcióját jelzi a következő felosztás szerint: — állam — alkotmányozó funkció — közfunkció és általános igazgatás — lakosság —• oktatás, képzés és tudományos kutatás — egészségügy és szociális ügyek — kultúra, szabadidő, életminőség — gazdaság — gazdasági és pénzügyek — cserék (kereskedelem) — területi berendezkedés — infrastruktúra és közművek — egyéb A második két szám már a szervnek az adminisztratív struktúrában elfoglalt helyére utal, például külön kódjuk van a főigazgatóságoknak. A fordítva döntött perjel után következő betűk a szervek további bontását teszi lehetővé egészen alacsony szervezeti egységek szintjéig, amelyek külön beszállítók lehetnek. Nézzünk egy konkrét példát, azaz egy jelzetet és annak feloldását: 6203/ CFAAJ 62: ipar 03: ipari főigazgatóság C: Végy- és Textilipari Igazgatóság FA: Igazgatási és Pénzügyi Főosztály A: Igazgatási és Jogi Osztály J: a beszállítást végző iroda Természetesen az adatbázis nemcsak a fenti jelzetekből/kódokból áll, hanem megadja az iratanyag pontos címét, mennyiségét stb. Van egy utaló szám is, amely jelzi, hogy az anyag folytatása melyik beszállítási azonosító szám alatt van, tehát a teljes áttekintés biztosított. Az ismertetett tapasztalatok bizonyára jól hasznosíthatók lennének hazánkban is. Ismervén 3—4 évtizede kialakított jelzetrendszereink — és fondszemléletünk — elavultságát, remélhetőleg előbb, mint utóbb nálunk is napirendre kerül ezek reformja. Akkor viszont olyan szisztémát kellene konstruálni, ami illeszkedik a gépesített adatvisszakereséshez. Minden levéltárban találhatók nagy forrásértékű, gyűjteményes jellegű irategyüttesek. Lássunk most egy példát arra, hogyan lőhet egy viszonylag egyszerű adatbázist létrehozni, ami számottevően megnövelheti a kutatási, nyil81