Levéltári Szemle, 41. (1991)

Levéltári Szemle, 41. (1991) 2. szám - Alföldi Vilma: A Paksi Atomerőmű Beruházási Igazgatóság számítógépes iratkezelésének tapasztalatai egy levéltáros értelmezésében / 30–38. o.

Védettség Társszervezet iktatószáma (A mezők teljes jegyzékét a felhasználói kézikönyv tartalmazza.) Körülbelül hasonló mennyiségű mező áll rendelkezésre a rajzok, a dokumentumok kereséséhez is. Arra is van lehetőség, hogy a keresés során több kritériumot adjunk meg. Az egyes dokumentumgarnitúrákat AND-ÉS OR-VAGY, NOT-NEM műveleti jelekkel Ikell kombinálni. (A jelek magyarul használatosak.) Ezt követően lehetséges dokumentumgarnitúrák kombinálása, oly módon, hogy a kívánt követelményeknek eleget tegyenek. • A Rendezés menü lehetőséget biztosít a visszakeresett dokumentumok betűrendbe, vagy számsorrendbe szedésére, egyetlen mező, vagy tetszőlegesen több mező szerint. A rendezés az alábbiak szerint történhet: Sort menü 1. Rajzkód 2. Dokumentum (ügyirat) 3. Helykód 4. Bármely egyéb mező szerint A bármely egyéb mező szerinti rendezés esetében a dokumentumgarnitúrában szereplő tételeket ABC-be rendezi. A Jelentés lehetőséget biztosít a kiválasztott ímezők vagy dokumentumok nyomtatott jelentéseinek kijelzésére az utolsó dokumentumgarnitúrában. A jelentés előtt keresést kell végezni vagy a menü rendszerrel, vagy a BASIS Központi Rendszerben a garnitúra létrehozására. 1. Rajzok listája 2. Dokumentumok listája 3. Ügyiratok listája 4. Szabványok listája 5. Minden egyéb jelentés 6. Terjesztési lista 7. Kiválasztott .mezők 'megjelenítése A terjesztési listák lehetőséget nyújtanak arra, hogy nemcsak az iratkezelés, hanem részben az ügyintézés is gépi úton történjen. A jelentést nyomtatón, képernyőn és file-ben is meg lehet jelentetni. A Figyelő lista menü lehetővé teszi, hogy a rendszerben automatikusan készüljenek a határidő betartására figyelmeztető listák. A gép a határidő lejárta előtt 3 nappal figyelmeztető listát készít, s a határidő lejárta után pedig ún. mószerlistát, ezt (már automatikusan megkapja a Beruházási Igazgató is. Automatikus szolgáltatás a Kísérőlevél készítés, azaz naponta, szervezeti egységenként és személyenként postajegyzéket készít. Az ügyiratok, dokumentumok selejtezésre való előkészítése is a program segítségével történik. A korábban már ismertetett tárgykód szerinti iktatás s az őrzési időnek, s az őrzési helynek is a gépbe való bevitele lehetővé teszi, hogy a kereső és a jelentő menü segítségével kilistázzák a selejtezésre érett iratokat. Azaz, a gép segítségével automatikusan elkészíthető a selejtezési jegyzőkönyv. Az őrzési hely bevitele az adatbázisba a selejtezés fizikai lebonyolítását is megkönnyíti. A hagyományos iratkezelési rendszerekihez viszonyítva óriási előnye e programnak, hogy a kiselejtezett iratok adatai sem semmisülnek meg, csupán a háttértárolóba kerülnek. (Az élő anyagok on-line kapcsolatban vannak.) A háttértárolóba került adatok is bármikor előhívhatók. 35