Levéltári Szemle, 41. (1991)

Levéltári Szemle, 41. (1991) 2. szám - Alföldi Vilma: A Paksi Atomerőmű Beruházási Igazgatóság számítógépes iratkezelésének tapasztalatai egy levéltáros értelmezésében / 30–38. o.

A következő lépés az AB-adatbevitel. Az adatbeviteli képernyő adatai: (kötelező mezők) — Iktatószám — Felelős szervezet neve — Felelős szakterület (az adott irodán belüli szakterület) — Felelős személy — Társszervezet (kódolható, négytagú betűik és számok ikombinációjából alkotható. A 'kódok jegyzékét a felhasználói kézikönyv tartalmazza) — Létesítményi kód (három számjegyből áll, a dokumentum- vagy az ügyiratkód felett jelölik) — Alvállalkozó — Keletkezés dátuma — Iktatás dátuma — Tárgy (Műszaki dokumentumok esetében részletező, van fő- és alcím) — Terjedelem (oldalszám) — Nyelvezet — Az érkezés státusza (bejövő, kimenő, belső) — Intézkedés — teendők — Az intézkedés státusza (válaszlevél, .szóban megbeszélve stb.) — Intézikedés dátuma — Minősítés: normál, titkos, bizalmas — Őrzési idő (a tárgykód alapján a gép automatikusan kiszámolja) — A selejtezhetőség éve (a gép ezt is automatikusan kiszámolja, a program lehetővé teszi az őrzési idő meghosszabbítását, csökkentését azonban nem) — Kapcsolódó irat (dokumentáció, rajz stb.) — Terjesztés (külső, belső, kinek, mikor, hány példány) — Tárolási hely, idő — Biztonsági tárolási hely — Megjegyzés A fenti adatokat valamennyi iktatott iratról kitöltik. Ezenkívül, az igényeknek megfelelően 14 adatbeviteli képernyőt használhatnak. Ez 159 kitölthető .mezőt jelent. Az adatbeviteli képernyők, illetve mezők kiválasztása természetszerűleg a dokumentáció fajtájától függ (pl.: tervdok. — tervezési rajz, gyártó művi dokumentáció stb.). Gyorsítja az adatbevitelt, hogy a mezők többségénél előre meghatározott kódokat is lehet rögzíteni, melyeik a tesaurus modul segítségével átalakíthatók hosszú névvé. A bevitel során a gép ellenőrzi az ún. érvényes értékeket. PL: nem létező tárgykódot, nem létező szervezetet nem fogad el. Kiszűri az esetleges logikai hibákat is, pl.: az iktatás dátuma nem lehet kisebb a beérkezésénél. A gép, a bevitt adatokat 1 napig egy átmeneti fiiében tárolja. Az éjszakai update-lás után kerülnek az adatok a végleges file-ba. (Az Update egy ismételt gépi ellenőrzés, pl.: nincs-e két egyforma iktatószám, logikátlanság stb.) Korrekcióig az átmeneti filé-ban marad a hibás adat, a gép a következő belépésnél automatikusan figyelmezteti, a hibás adat bevivőjét a korrigálás szükségességére. A téves adatbevitelt a keresés a módosításhoz elnevezésű menü alapján lehet javítani. 33