Levéltári Szemle, 41. (1991)

Levéltári Szemle, 41. (1991) 2. szám - Alföldi Vilma: A Paksi Atomerőmű Beruházási Igazgatóság számítógépes iratkezelésének tapasztalatai egy levéltáros értelmezésében / 30–38. o.

ALFÖLDI VILMA A Paksi Atomerőmű Beruházási Igazgatóság számítógépes iratkezelésének tapasztalatai egy levéltáros értelmezésében A Paksi Atomerőmű Beruházási Igazgatósága (továbbiakban igazgatóság) alapos felkészülés után 1990. január l-jén áttért a számítógépes iratkezelésre. A vállalat egésze vegyes rendszerben iratkezel, s így nem okozott különösebb megrázkódtatást, hogy egy addig is decentralizáltan iktató és irattározó egység az eddigi hagyományos módszerről egy modernebb gépi feldolgozásra tért át. Az igazgatóságot iratkezelési szempontból a továbbiakban egy elkülönülő önálló egységként (kezelem, mely 10 önálló szervezeti egységből áll, ezek éves iratforgalma egy közepes vállalatna'k megfelelő 25—30 000 iktatmány. Az IVO International irat- és dokumentációkezelési rendszerét adaptálták, hasznosítva a rendszergazda svájci és finn tapasztalatait is. E rendszer, az ún. Fővállalkozást támogató rendszer részeként került bevezetésre. Gépi hátterét egy VAX típusú központi számítógép biztosítja, melyre PC típusú hálózatot építettek ki. A centrális iratkezelés mellett döntöttek, bár ennek vannak decentralizált mozzanatai is — mint azt a későbbiekben látni fogjuk —, ezeket azonban a „központi agy" azonnal centrális adatokká alakítja. Az iratkezelés első és legfontosabb fázisa a szignálás, amit hagyományos módon, „pusztán" az emberi szürkeállományra hagyatkozva végeznek felelős vezetők, az igazgatók és az irodavezetők naponta egy munkaértekezlet keretében. A szignálás során a hagyományos iratkezeléstől eltérően az irat megkapja valamennyi lényeges paraméterét, eldöntetik, hogy milyen „sors" vár rá a továbbiakban. Azaz meghatározzák az ügyintézésre kijelölt szervezeti egységen túl a tárgykódot is, a határidőt, s esetleg az egyéb szükséges teendőiket. A hagyományos iratkezelésben a tárgykód (tételszám) meghatározása az ügyintéző feladata. A tárgykód, amit tételszámnak, esetleg csoportszámnak is nevezhetnénk, meghatározza azt a témát, amire a dokumentum, ügyirat tartalma vonatkozik. Egy betűből és két számjegyből áll. Pl.: A— Beruházási ügyek, ezen belül pl.: ! A02— Beruházási javaslatok 15 N j A27— Végleges üzembe helyezési engedélyek, aktiválási nyilatkozatoki OON . • t C— Pénzügyek, ezen belül pl.: C35— Pénzügyi bizonylatok, igazolások 05 stb. A tárgykódokat tartalmazó felhasználói kézikönyv 2. sz. melléklete hagyományos értelemben irattári tervnek tekinthető. Az igazgatóság tevékenységének megfelelően 21 témafőcsoportot tartalmaz. A tételek száma főcsoportonként változó 50—5-ig. Az irattári terv tartalmi értékeléséről a későbbi ékben szólunk. 30 \