Levéltári Szemle, 40. (1990)

Levéltári Szemle, 40. (1990) 4. szám - Bácsa Imre: A számítástechnikai adathordozók archíválása című kutatási téma zárójelentése: rövidített szöveg / 48–56. o.

A továbbiakban megvizsgálja a hagyományos iratok és a gépben tárolt adatok megfeleltethetőségét a különböző feldolgozási technikák esetében. A gépi adathordozókon lévő adatok megőrzésének — Kálniczkyhoz hasonlóan — két fajtáját különbözteti meg: — technikai célú mentés, — levéltári célú megőrzés, amelyre a konkrét rendszertől, géptől független, valamilyen, az adott időszakban elfogadott és elterjedt szabvány szerinti formában van szükség. Elemzi az archiválás jelenleg ismert technikai megololdásaít: — mágneses adathordozók (szalag, floppy, stb.), — (mikrofilm, — CD lemezes tárolás. Javaslatai a megoldásra vonatkozóan: a levéltárnak szakmailag fel kell készülnie arra, hogy egyre több levéltári értékű vagy azzá váló adatot, dokumentumot — számítógéppel készítenek, — teljességgel csalk gépi adathordozón és gépi formában tárolnak, — géppel használnak, — ha a levéltár nem gondoskodik róluk, a mai gyakorlat (és szabályozás) mellett az adatok tulajdonosai előbb-utóbb nyomtalanul kitörlik. A levéltár mérje fel az illetékességébe tartozó rendszereket és azok jellemzőit, és ezeket egy speciális meta-adatbázisban rögzítse, így információkat tud szolgáltatni a kutatóknak. Az adatok őrzését akkor kellene átvennie a levéltárnak, ha a tulajdonos az adatot (dokumentumot), vagy annak levéltárikig megőrzendő verzióját — a saját, rá vonatkozó jogszabályok alapján -— a maga számára törli, vagy törölhetné. A levéltárnak a már máshol számítógépen lévő anyagot a rá vonatkozó technikai információkkal együtt szabványos archív formára kellene alakítania, és így tárolná pl. CD lemezen. 4. A témához nem szorosan kapcsolódik az e pontban megfogalmazott feladat, azonban a levéltári és számítástechnikai szakemberek jobb együttműködése érdekében szükségesnek ítéltük, hogy a két terület szakkifejezéseit megmagyarázó terminológiai kisszótár készüljön. A kisszótár összeállítását Nyulásziné Straub Éva végezte el. A címszavak válogatásánál egyik szakterület esetében sem törekedett teljességre. Alapvető szempontja az volt, hogy a szótár a számítástechnikai adathordozók archiválásával foglalkozó levéltárosok számára tartalmazza azokat az alapvető számítástechnikai szakkifejezéseket, amelyekkel az archiválás során találkozhatnak, illetve azonos szempontokat figyelembe véve nyújtson segítséget a számítástechnikai szakembereknek a levéltáros szakkifejezések megértéséhez. 5. Fontosnak ítéltük, hogy megismerjük a Dörnyei József tanulmányának elkészülte (1983) óta eltelt időben végbement fejlődést a fejlett országok archiválásában. É témakörben két tanulmány készült. Körmendy Lajos tanulmánya teljes egészében megjelent a Levéltári Szemle 1990/2. számában, ezért ismertetésétől eltekintek. Tamáska Péter tanulmányában az NSZK iroda-automatizálási tapasztalatait összegezte és azt vizsgálta, milyen problémákat vet fel az iroda-automatizálás a levéltárak munkájában. Megállapításai az alábbiak szerint vázolhatok. Az iroda-automatizálás első lépcsőfoka — mely már nálunk is létezik — a számítógéppel történő iktatás. Ez tulajdonképpen nem más, mint az ifctatóköny számítógépes nyilvántartássá történő átalakítása. Számos előnye közül a legfontosabb, hogy az irat az ügyintézés során nem tűnik el, mindig egyértelműen eldönthető, hogy hol kell lennie. Az ügyvitel során keletkezett informá52