Levéltári Szemle, 37. (1987)

Levéltári Szemle, 37. (1987) 1. szám - G. Vass István: A Lenin Kohászati Művek "irattermelése" 1983-ban / 25–32. o.

egy 63 000 a beérkező, illetve kimenő iratok száma. A levéltárba adandó iratokra vonatkozóan pedig beírtam az ominózus kérdőjelet. * * * Csak emlékeztetőül néhány adat a szóban forgó vállalatról: Az egykori Magyar Állami Vas- és Gépgyárak diósgyőri vasgyáraiból alakult Lenin Kohászati Művek ma is a magyar ipar, s ezen belül a magyar kohászat egyik legnagyobb vállalata. A felszabadulás után több ütemben bővítették, korszerűsítették. Az 1970-es évekig általában 18 ezer embert foglalkoztatott, de az alkalmazottak létszáma még most, a kohászatra különösen kedvezőtlen időszak idején is 16 ezer fő körül van. A vállalat — központosított iratkezelési szervezet mellett — már 1933-ban áttért a tematikus irattározásra. Az 1950-es, 1960nas évek folyamán azonban az egyes szervezeti egységek egyre erőteljesebben adtak hangot annak az igényüknek, hogy az ügyvitelükhöz szükséges iratok ne kerüljenek vissza minden intézkedés után azonnal a központi irattárba, hanem hosszabb-rövidebb ideig ők kezelhessék. Pontosabban szólva ezen igény kifejezése mellett egyszerűen elszabotálták az iratok jelentékeny hányadának visszaadását, s így — az egyébként szakszerűen vezetett és jól dolgozó központi irattár — a legnagyobb igyekezet mellett sem tudta betölteni hivatását, s az a veszély fenyegetett, hogy éppen a legértékesebb jog biztosító és vállalattörténeti iratok kallódnak el.

3 Ezt a feszültséget igyekezett feloldani a 30/1969. (X. 2.) Korm. számú rendelet értelmében kidolgozott, s 1973-ban bevezetett új iratkezelési szabályzat és irattári terv, amely ún. „vegyes" iratkezelési rendszert léptetett életbe: Egy központi kezelő irodán történik a postabontás, az érkeztetés és a levelek, megrendelések stb. szétosztása, majd ugyanitt gyűjtik össze és veszik nyilvántartásba a kimenő leveleket, illetve végzik azok postázását, s természetesen továbbra is működik a központi irattár, amely — legalábbis az iratkezelési szabályzat szerint •— .a 3—5 évnél régebbi iratokat veszi át az önálló iktatási joggal felruházott szervezeti egységektől. Ez utóbbiak végzik az iratkezelés közbeeső mozzanatait az iktatástól az ügyintézéssel kapcsolatos iratkezelési teendőkön keresztül az elsődleges irattározásig. Számuk az új szabályzat bevezetése után többször változott. 1983-ban 80 (!) szervezeti egység rendelkezett önálló iratkezelési joggal.

4 Az iratkezelési szabályzattal együtt életbe léptetett új irattári terv ún. funkcionális felépítésű, azaz nem a szervezeti egységek szerint csoportosítja az irattári tételeket, hanem a vállalat működési-tevékenységi körén belül kilenc „főügykört" állapít meg, s azon belül alakítja ki az egyes ügyköröknek megfelelő irattári tételeket.

5 Összesen 376 tételt sorol fel. Ezek közül — 2, 3, 5 év Őrzési idő után kiselejtezhető 184 tétel (49%) — 10, 15, 20 év őrzési idő után selejtezhető 96 tétel (26%) — nem selejtezhető ki, de a vállalatnál kell tovább őrizni („jogbiztosító" iratok) 23 tétel (6%) — levéltárba adandó 73 tétel (19%) Ha ezt már 1981-ben így kistatisztikáztam volna, talán beírom az említett szervnyilvántartó lapra, hogy tehát a vállalattól az évi irattermés 19— 20%-át kell az irattári terv szerint a levéltárnak átvenni. * * * 26