Levéltári Szemle, 36. (1986)

Levéltári Szemle, 36. (1986) 3. szám - Pintér Ilona: Nyilvántartási kérdőjelek / 11–14. o.

> Nyilvántartási kérdőjelek Az alábbiakban nem vitázni akarok Böőr Lászlóval, csupán a fondnyilvántartási alapelvekkel és alkalmazásukkal kapcsolatos néhány gondolatot szeretnék közreadni a cikke apropóján. Böőr László vázolta a cikkében a szövetkezeti iratok nyilvántartásba vételével kapcsolatos nehézségeket, majd ismertette a Pest Megyei Levéltárban (PML) elfogadott megoldást. Idézem: „A nyilvántartási rendszer alapja, hogy az azonos típusú szövetkezetek gyűjteményes fondjai ... 200-as számkeret alapján különüljenek el... A számkereten belül a gyűjteményes fondok az egyes községek ABC-rendjében követik egymást: valamennyi szövetkezet a központja szerinti községnél, ÜL városnál tüntettünk fel. A számkereteken belül az egyes gyűjtemények fondszámai helyiértékileg azonosak a XXIII. fondfőcsoportban található községi tanácsok törzsszámaival."

1 Eszerint a PML-ben valamennyi Pest megyei szövetkezetnek megvan a helye függetlenül attól, hogy a típusonként és helységenként gyűjteményes fondba sorolt szövetkezetek közül csak egynek is van-e anyaga a levéltárban. Hogy a következtetés nem téves, igazolja a cikk is: „Kétségtelen, hogy ... a fondszámok sorozata ... hiányos, de mert az egyes fondszámok helyiérték szerint azonos községet jelentenek, ez a fondok sorozatának nyilvántartásában nem okoz nehézséget."

2 A közölt módszer praktikusságát nem vitatom, de zavar, hogy szerintem ellentmond a fondnyilvántartási alapelveknek, illetve a vonatkozó munkautasításoknak. Ismereteim szerint a magyar levéltári terminológia nem ismeri a fenntartott fondtörzsszám fogalmát. A fondtörzsszám minden általam ismert értelmezés szerint a levéltári intézmény őrizetében levő iratanyag nyilvántartására szolgál. Szerintem csak így lehet érteni a LÜSZ 87. §-ában leírtakat, és ezt tartalmazzák a vonatkozó munka utasítások is. A levéltárak fondtörzskönyvének vezetéséről szóló munkautasítás úgy rendelkezik, hogy „a törzskönyvbe minden levéltárban csak azon fondok adatait kell bevezetni, amelyek egésze vagy egy része a levéltár őrizetében van; a teljes egészükben a fondképző szerv őrizetében levő fondok nyilvántartására a fondtörzslapok szolgálnak".

3 A külső fondok törzslapjainak kitöltéséről pedig az előbbiekkel összhangban ezt mondja a vonatkozó munkautasítás: „A fondtörzslap fondtörzsszám rovata csak akkor töltendő ki, ha a fond anyagának egy része már levéltárban van, illetőleg amikor levéltárba kerül."

4 A LÜSZ-ben, illetve az idézett munkautasításokban rögzítettek lényege és célja szerintem az, hogy kizárja az olyan iratképzők szerepeltetését a nyilvántartásokban, amelyek anyaga azután — a legkülönbözőbb okok miatt — sohasem kerül levéltári őrizetbe. Ilyen értelemben a fondtörzsszámok fenntartása a cikkben ismertetett esetHozzászólás Böőr László A szocialista kori szövetkezetek iratainak átvétele és rendszerezése a Pesit Megyei Levéltárban c. cikkéhez (Levéltári Szemle, 1985. 4. 15—20. L) 11