Levéltári Szemle, 36. (1986)

Levéltári Szemle, 36. (1986) 1. szám - Száraz György–Tóth Árpád: Tartalmi és tájékoztató katalógus a Központi Statisztikai Hivatal Levéltárának mikrofilmtárában / 15–20. o.

oldalas kérdőívet kellett logikai egységekkel teljesen lefednünk. A borítólapon a cím alatt találjuk a kérdőív tartalmát 8 pontba foglalva. Ebből a 3.-nak a Gépi berendezések pontnak az adatait tartalmazza a másik ábra. A táblacím alatt három rovatot találunk. Mindhárom rovatot elfogadtuk logikai egységnek, s így ezek változatlan,formában kerültek katalógusunkba. (A kérdőív tartalomjegyzékének 8 pontja közül azért választottuk éppen a 3-ast, mert a másik hét pontban igen nagy összevonásokat tettünk, s példának jobban megfelel talán az egyszerűbb.) Ilyen módon végeztük el az egész iparstatisztikai anyag logikai egységekbe való csoportosítását, úgy, hogy ezeket a logikai egységeket az anyag által kínálkozó (al- és szakágazati, formátum szerinti) finomabb bontásban soroltuk fel, megállapítottuk időhatáraikat, azonosítókkal láttuk el, majd alfabetikus sorrendbe vontuk őket. Az azonosítókra részben azért van szükség, hogy a tájékoztató katalógus is használható legyen, amelyben a logikai egységek tárgyszavak alatt soroltatnak fel, nem pedig a tartalmi katalógus tematikus bontásában. A felhasználó az azonosító segítsége nélkül nem, vagy nehezen dönthetné el, hogy az egyes tárgyszavak alatti logikai egységeket az őt éppen érdeklő témakörben meglelheti-e. Az azonosítókra másrészt a gépi adatfeldolgozás esetén is szükség lehet, hiszen a gép csak egyértelműen — az esetleg azonos szóösszetételű logikai egységektől elválaszthatatlan azonosítókkal történő — megkülönböztetett adatokkal programozható. Az azonosítók a mi esetünkben egyelőre egyszerű betűjelek. (Pl. az iparstatisztika hat kisebb csoportja közül az éves munkaügyi jelentések MU, a kohó- és gépipari statisztikai jelentések SG, vagy a kohó- és gépipari szerszámgépek adatai GA azonosítók alatt szerepelnek.) Ennél az anyagfeldolgozásnál elég volt ugyan a betűazonosító, de ha jóval nagyobb terjedelmű lenne, akkor betű-szám, szám-szám kombinációt kellene alkalmaznunk. Természetesen ebben az esetben a logikai egységek alfabetikus sorrendje értelmét veszítené, hiszen nagy anyag esetén — mikor nem maximum 15—20 azonos azonosítójú egység sorakozna egy-egy fejezet alatt — már áttekinthetetlenné válna, s egyébként is akkor numerikus szám határozná meg, s véglegesítené az egyébként akár ötletszerű sorrendet. Az azonosítóktól — a logikai egységekhez hasonlóan — elválaszthatatlanok az előfordulásukat jelző évek, illetve időhatárok. Azonosítóink betűjeleit a katalógus bevezetését követő „azonosítók" fejezetben oldjuk fel. Az iparstatisztika anyagának mintájára, a mikrofilmanyag másik három nagy csoportját (statisztikai ágak) is kisebb egységekre tagoltuk, továbbra is követve az anyag által kínált és megkívánt tematikát. Például a népszámlálás, népesedésstatisztika anyagát egyértelműen hat kisebb egységre bontottuk: 1900. évi: N00; 1941. évi: N41; 1949. évi: N49; 1960. évi: N60 népszámlálás, mikrocenzusok: MC, valamint népesedésstatisztika: N részekre. Ezután a már ismert módon logikai egységekre bontottuk, s azokat ellátva azonosítókkal, ill. az időhatárokkal kezünkben volt a kész tartalmi katalógus, amely a kutató számára a mikrofilmanyagban való tájékozódást tematikusán, statisztikai ágak, szak- és alágazatok, esetenként formátum szerint teszi lehetővé. Kiadványunk másik katalógusrésze a tájékoztató katalógus. Ennek feladata, hogy más irányú megközelítést — a tárgyszavak felől — valósítson meg. Ez a munka kifejezetten csoportosító munkának fogható fel, hiszen magától értetődően ugyanazokat a — már azonosítókkal, időhatárokkal ellátott — logikai egységeket kellett használnunk, melyeket a tartalmi katalógushoz készítettünk. Ehhez a munkához szükség volt a tárgyszavainkat tartalmazó jegyzékre. A tárgyszavakat szintén készen kaptuk, mivel a KSH Rendszerfejlesztő és Koordináló Főosztálya módszertani osztálya egységes tárgyszóállományt dolgozott ki a STAR katalógusokhoz. Bár az egységes tárgyszóállomány sokszorosa az általunk felhasznált szómennyiségnek, mégis előfordult, hogy anyagunk jobb feltárása ér18