Levéltári Szemle, 36. (1986)

Levéltári Szemle, 36. (1986) 1. szám - Száraz György–Tóth Árpád: Tartalmi és tájékoztató katalógus a Központi Statisztikai Hivatal Levéltárának mikrofilmtárában / 15–20. o.

tés elrendelési száma, címe és gyakorisága, az adatszolgáltatói kör leírása, és az adatgyűjtést leíró „logikai tábla" lelőhelye, periodicitása, tárolási módja. A tájékoztató katalógusok a statisztikai módszert nem ismerő felhasználók keresési igényeinek kielégítésére szolgálnak. Tárgyszavak alatt találják meg a keresett adatleírásokat és azok azonosítóit. Tárgyszó az a szó vagy szókapcsolat, amely az információ tartalmát jellemzi és amely szerint a felhasználó várhatóan keres. A helyes tárgyszó kiválasztását a tárgyszavak közötti utalók (lásd, lásd még) segítik elő. A felhasználók további tájékoztatását a tárgykörrendszer szolgálja, amely a statisztika egész területét lefedő tematikus beosztás. A tárgykörrendszer jellemzője, hogy többszintű, laza hierarchiát tükröz, a hierarchiaszintek száma tárgykörönként eltérő. Kétirányú megközelítést tesz lehetővé — alapvetően csak a gazdaságstatisztika vonatkozásában — mégpedig funkcionális és ágazati oldalról fedi le a statisztikai rendszert. A tárgykörszinten található utalások teremtenek kapcsolatot a különböző témák között és egyúttal bizonyos fogalmi hierarchiát is tükröznek. A tárgykörrendszer kielégíti a szisztematikus, általánosabb keresési szempontokat, ugyanakkor képet ad az adatrendszer struktúrájáról. A tárgykör—tárgyszórendszer szerepe meghatározó az adatdokumentációs rendszerben egyrészt mint a felhasználók legáltalánosabb keresési eszköze, másrészt mint a rendszer belső integrációjának eszköze. A tájékoztató katalógus tehát tartalmazza a tárgykörök jegyzékét, a tárgyszavak tárgykörökben rendezett jegyzékét, a tárgyszavak alfabetikus rendjét, valamint a tárgyszavak alfabetikus rendjében a hozzájuk tartalom szerint rendelt logikai egységeket és azok azonosítóit. Mindkét katalógustípus a logikai egységekre (adatleírásokra) épül, azaz azokra a legnagyobb mutatókra, leírási csoportokra, amelyek vagy önállóak, vagy tartalmi, logikai kapcsolatban állnak egymással és a felhasználók részére releváns módon jellemezhetők. Ezek a logikai egységek tartalmazzák a megfigyelés tárgyát képező adatgyűjtések tábláinak, rovatainak tartalmát, jellemző ismérveiket, megnevezéseiket, amelyek szerint a megfigyelés, elemzés, feldolgozás történt. A logikai egységek kétféle módon alakíthatók ki, vagy a statisztikai mutatók, táblák összevonása, csoportosítása révén, az információk valamely lényeges, közös tulajdonsága alapján, vagy az elemekre bontás útján, amikor többféle témakört analizálunk. Feladatunk tehát tartalmi és tájékoztató katalógus készítése volt. Először el kellett döntenünk, mi legyen az anyag, melyen leginkább kitapasztalhatjuk ennek a hosszú munkának lehetőségeit, és lehetséges buktatóit. Választásunk a KSH Levéltárának mikrofilmanyagára esett. Ez a kb. 3000 tekercset számláló állomány elég nagy ahhoz, hogy elegendő tapasztalatot nyújthasson, mégis belátható, átfogható terjedelmű. Viszonylagos egységessége miatt is — csak négy nagyobb témakört (statisztikai ágat) ölel föl — megfelelőnek látszott módszerünk kialakításához. Munkánkat a tartalmi katalógus készítésével kezdtük. A mikrofilmállomány négy nagyobb témaköre: az iparstatisztika, beruházás- és építőipar-statisztika, mezőgazdasági statisztika, népesedésstatisztika. (Természetszerűen ha többet, akár húszat tartalmazna is, az anyag ugyanígy feldolgozható lenne.) Az iparstatisztika mikrofilmanyaga adatgyűjtéseket rögzít. Ezek az adatgyűjtések kérdőív formátumúak. (Csak azért hangsúlyozzuk a kérdőív formát, mert a mezőgazdasági anyagban feldolgozási táblák, a népesedésstatisztikai anyagban feldolgozási táblák és kérdőívek egyaránt vannak.) A kérdőív formán belül az adatgyűjtés fajtája szerint lehet például: beszámoló jelentés, szakmai beszámoló jelentés stb. alágazati, szakágazati bontásban. Az első lépés az volt, hogy ezen (esetenként több, akár 25—30 oldalas) statisztikai kérdőívek tábla- és rovatcímeiből összeállítottuk logikád egységeinket. A logikai egység akár azo16