Levéltári Szemle, 35. (1985)
Levéltári Szemle, 35. (1985) 4. szám - KILÁTÓ - Borsa Iván: Az első európai levéltári konferencia / 72–88. o.
iratmegsemmisítés iratátszállítás a levéltárba. 3. M. Roper bemutatja azt is, hogy J. B, Rhoads milyen négy szintet különböztet meg a records management rendszerek megvalósításában, értve ez alatt a levéltári részvételt. minimális szint: az iratmegőrzési és -selejtezési jegyzékek kifejlesztése, ezek alapján meghatározott időben való selejtezési eljárás, majd a tartós értékű iratok átadása a levéltárnak; emelt minimális szint: a minimális szint kiegészítve egy vagy több iratközpont létével és állandó használatával; középszint: az emelt minimális szint kiegészítve más programokkal, amelyek leggyakrabban űrlaptervezés és -ügyvitel, levelezés-, jeleintésügy vitel, irategyüttesek kialakítása, visszakeresése és ügyvitele, a létfontosságú iratok programjában való részvétel; optimális szint: valamennyi vagy lényegében valamennyi fent leírt rendszer és szolgáltatás. (Megjegyzendő, hogy ez az USA szövetségi igazgatásában érvényesülő szint, amelyet a National Archives and Records Service elnevezésű nemzeti levéltár a legutóbbi időkig gyakorolt. Az első Reagan-adminisztráció a Records Service-t leválasztotta a National Archives-ról.) 4. E fejezetben M. Roper azt vizsgálja, hogy a nemzeti levéltári intézmények miként vesznek részt a records management funkcióiban. Minthogy a legnagyobb a részvétel a selejtezésben, korlátozott a használatban és kezelésben és nehezen terjed az iratképzésben, az egyes funkciókat a levéltári részvétel csökkenő rendjében és nem az iratok életciklusának egymást követő rendjében tárgyalja. Megállapíthatólag a minisztériumok irataikat sorozatokba csoportosítják és jegyzékelik. Egyedül Franciaországban tér el némileg a levéltári rend az irattáritól, s itt a levéltárosnak van szerepe. A legtöbb európai országban a nemzeti levéltári intézmények jelentős részt vállalnak az iratmegőrzési és -selejtezési jegyzékek kifejlesztésében. Van, ahol a levéltárak jóváhagyják ezeket (Csehszlovákia, Finnország, Jugoszlávia, Kanada, USA); Izraelben rendeletként jelenik meg a miniszterelnök aláírásával; Hollandiában irattárosokból, levéltárosokból, tudományos kutatókból álló tanács jóváhagyása keli. Az Egyesült Királyságban a Public Record Office csak segít a minisztériumoknak és felügyeli a végrehajtást; Kanadában és az USAban a levéltári intézmény készít ilyen jegyzékeket, míg az NSZK-ban ilyen csak a végrehajtó intézményeknek készül, a minisztériumoknak nem. Az iratok értékelését minden ország levéltári feladatnak tekinti, a gyakorlatban azonban vannak eltérések. Egyes országokban (Hollandia, Izrael, Olaszország, Románia, Szovjetunió) a végső döntést egy levéltárosokból, ügyintézőkből és egyes esetekben történészekből álló szakértői bizottság mondja ki. Van ahol az eljárás két ütemben történik, előbb az iratképző szerv, majd a levéltáros értékel irategyüttesenként (file-by-file) különböző megoldásokkal (Egyesült Királyság, Norvégia, Svájc). Más országokban a végső döntés a levéltárosé (Belgium, Kanada, Lengyelország, Magyarország, NSZK, USA). Franciaországban a felelősség a levéltáré, de szüksége van az iratképző szerv egyetértésére. Egyes országokban (Egyesült Királyság, Hollandia, Norvégia) a levéltár újraértékeli a múltban átvett iratokat. Az eljárás az iratmegőrzési és -selejtezési jegyzék alapján történik (Kanada. Románia, USA), az egyes egységek egyenkénti vizsgálatával (NSZK a miniszteriális iratokban) vagy a kettő kombinációjával (Egyesült Királyság, Hollandia. Norvégia). ?>:
