Levéltári Szemle, 35. (1985)

Levéltári Szemle, 35. (1985) 4. szám - KILÁTÓ - Borsa Iván: Az első európai levéltári konferencia / 72–88. o.

lagjaival, a komputerek kiírásaival, amelyek gyakran sem tartalmuknál, sem alakjuknál fogva nem voltak beilleszthetők az addigi tárgyiratokba. Mindkét esetben S. Büttner a megoldást a módszerek alaposabb vizsgálatában látja. Az eddigi tapasztalatok szerint a minisztériumokban a mikrofilmet és/vagy a gépi adatfeldolgozást két főterületen alkalmazzák: Fontos iratok mutatózása, tárolása és visszakeresése az információáramlás megkönnyítése és felgyorsítása érdekében. A különböző jegyzékek, kötetek és kartotékok helyettesítése érdekében figyelmeztet, hogy ne keverjük össze a technikai kapacitást az intelligenciával. 2.12. A felelősség wiegosztását a szerző lényegében csak a Büroreform rendszerében vizsgálja az iratképzés, -kezelés, -selejtezés, valamint az elvi döntések szempontjából. Azt, hogy valami már meglevő (kódszámmal ellátott) tárgyiratba kerüljön, a lajstromozó (irattáros) dönti el egyrészt azzal, hogy a meglevőket az ügyintézőhöz továbbítja, másrészt azzal, hogy új tárgyiratot nyit. Ez a megoldás az esetek 90%-ában bevált. Az új tárgyiratok lajstromozása történhetik az említett lajstromozó által, de előfordul, hogy erre későbbi stádiumban (pl. a Verwaltungsarchivban, vagy a kiküldött levéltáros által) kerül sor. A szerző arra int, hogy az a jobb, ha a lajstromozás az ügyintézőhöz minél közelebb történik meg. Az iratosztályozási terv és szabályozás központi feladat, de vigyázni kell, hogy a visszacsatolás a tervező és a végrehajtó személy(ek) között jó legyen. Bár a selejtezés az ügyintéző számára igen fontos, a legtöbb országban többnyire központi részleg felelős ezért és a levéltárnak való átadásért. Legtöbbször az irattáros (lajstromozó) intézi kapcsolatban az ügyintézővel. A levéltárnak felelőssége iratközpont esetében, valamint a szerv által végzett selejtezés szabályozása és eljárása tekintetében van. Az elvek és irányelvek tekintetében a felelősség központi és függ alkotmányos rendelkezésektől. Vannak országok, ahol a kormány ezt átengedi a minisztereknek, másutt központi hatóság fogalmazza meg az elveket és irányelveket, valamint a szabványokat és részintézkedéseket is (pl. Hollandia, Jugoszlávia, Lengyelország, USA). Ez a hatóság csak Romániában és Izraelben a levéltár, az USA-ban most választották el ezt a feladatot a levéltártól, Kanadában pedig ezt a funkciót a kincstári hivatal (Treasury Board) látja el. A centralizáció következtében — főleg ha hiányzik a megfelelő hatóság vagy minőség — hézagok keletkezhetnek, s akkor az ügyintéző saját kényelmére kezd el berendezkedni. Sajnálatos, hogy ezt a megoldást követik a miniszterek és más vezető beosztású személyek is. Csak szigorú jogi intézkedések, amilyenek pl. Kanadában léteznek, alkalmasak arra, hogy ezeket ellenőrzés alá helyezzék. S. Büttner megítélése szerint nem lehet következetes, egységes és ésszerű gyakorlatot garantálni. A legtöbb országban az iratkezelés elveiért és irányelveiért a felelősség aze, akié a felelősség a szervezésért. Ez alól Izrael és az USA jelent kivételt. 3. „Meghatározó tényezők: példák és feltételezések" cím alatt a szerző a problémák megoldására két megoldást lát. Az egyik a tudományos kutatás, amely mindenképpen hosszú lejáratú, vagy független szakértők lehető legőszintébb vitája. A szerző az utóbbit ajánlja s néhány kérdésre ráirányítja a figyelmet: az államigazgatás általában; az iratmunka megbecsülése a közigazgatáson belül; a tisztviselők képzése és előmenetele; az igazgatási intézmények szervezetével kapcsolatos hagyományok, szokások és intézkedések. 79