Levéltári Szemle, 35. (1985)
Levéltári Szemle, 35. (1985) 4. szám - KILÁTÓ - Borsa Iván: Az első európai levéltári konferencia / 72–88. o.
A konferencia előkészítése A konferencia előkészítésére 1983 májusában José-Manuel Matának, a spanyol Kulturális Minisztérium közgyűjteményi főigazgatósága levéltári főigazgató-helyettesének, a NLT főtitkárhelyettesének elnökletével szervezőbizottság alakult. A bizottság Madridban tartott első ülésén kitűzte a konferencia időpontját, meghatározta témáját, nemzeti és nemzetközi szinten történő előkészítésének módját. Elhatározta, hogy a régió minden országát felkéri, jelöljön ki egy (szövetségi államok esetében két) a témában jártas szakembert, aki vagy franciául vagy angolul tud, mert a konferenciának ez a két hivatalos nyelve lesz; felkérte továbbá Siegfried Büttnert (Bundesarchiv NSZK) és Michael Ropert (Public Record Office. Anglia), hogy készítsenek egy-egy jelentést a konferencia számára, amely a tárgyalási alap lesz. Mindkét jelentés vitájára két-két ülést (egy-egy napot) jelölt ki, míg az ötödiket kerekasztal jelleggel, mintegy összefoglaló ülésként, határozta meg. Magyarország vállalta a konferencia jegyzökönyvének kiadását. (Az első ülésen a magyar képviselő Körmendy Lajos, a Magyar Országos Levéltár osztályvezetője volt.) A bizottság második ülését 1984. május 28—29-ére Budapestre tűzte ki. A második ülés áttekintette a konferencia előkészületeinek állását, egyes feladatok elvégzésére határidőket állapított meg, felkérte a két előadót, hogy egyes országoktól esettanulmányokat kérjenek, és meghatározta, hogy a konferencia résztvevői mely iratokat kapják meg előre és melyeket a konferencia helyszínén. Meghatározta a konferencia programját április 22-től április 28-ig. Megtárgyalta a nem hivatalos programokat és a kiadvány előkészítésének részleteit. Megállapította a meghívandók körét, a megfigyelők és a hallgatóság részvételének lehetőségét, megtekintette a konferencia akkor elképzelt helyét, valamint elfogadta az elszállásolással és más feladatokkal kapcsolatos költségkereteket. A konferencia szakmai előkészítése az alábbiak szerint történt: Büttner és Roper 1983-ban részletesen leírta, hogy miként történik a Német Szövetségi Köztársaságban, illetve az Egyesült Királyságban a központi állami igazgatásban az iratok keletkezése, iktatása, az irategységek kialakítása, s ezek elrendezése, az ügyintézésben már nem használt (semi-current) iratok őrzése, őrzési idejük megállapítása, a selejtezés és a levéltárnak való átadása. Ezt a két tanulmányt megküldték a régió valamennyi tagországának azzal a kéréssel, hogy ezek mintájára készítsen saját országának helyzetét bemutató tanulmányt. Ezeket a tanulmányokat a konferencia záró üléséig mintegy házi zsargonban modellnek neveztük, de ekkor a rendszerleírás (system description) elnevezést kapták. A rendszerleírásokat (összesen 21 ilyen érkezett be) megkapta a konferencia két előadója és ezek ismeretében készítette el saját referátumát. S. Büttner referátuma azzal foglalkozik, hogy a központi kormányszervek miként képezik, kezelik és használják irataikat, míg M. Ropernek az volt a feladata, hogy tanulmányában bemutassa milyen feladataik vannak a levéltári intézményeknek az egykorú iratok képzésében, kezelésében és selejtezésében. (Megjegyzendő, hogy a szervezőbizottság első ülésén az addig általánosan megjelölt témát a központi kormányszervek irataira korlátozta, majd második ülésén a témát a hagyományos iratanyagra tovább szűkítette.) E két tanulmányt angol és francia nyelven némi késéssel 1985 márciusában küldték szét. — A 3. napirendhez szükséges tárgyalási vázlatot Ch. Kecskeméti, a NLT ügyvezető titkára készítette el, s ezt a résztvevők a konferencia helyszínén kapták kézhez. A konferencia két referensének felkérésére nyolc esettanulmány készült. 73
