Levéltári Szemle, 32. (1982)

Levéltári Szemle, 32. (1982) 2–3. szám - Jároli József: Fondok és állagok kialakítása a tanácsi iratanyagban: a Levéltári Szekció békéscsabai regionális tanácskozása / 241–277. o.

Nem foglalkoztunk a megyei tanácsok anyagával, ugyanis levéltárunkban ilyen iratok nincsenek. Elképzelésünk szerint tehát az új városi ill. járási tanács fondjának felépítése a következő: XXIII.... város Tanácsának iratai 1950— a) A Tanácsülések iratai 1950— b) Az Állandó (tanácsi, társadalmi) Bizottságok iratai 1950— c) A Végrehajtó Bizottság iratai 1950— d) A VB Titkárságának iratai 1950— e) A szakigazgatási szervek iratai 1950f) Külön kezelt iratok. Az a) állagban vannak a tanácsülési jegyzőkönyvek, melyek általában évenként kötetbe kötve kerülnek levéltárba. Elképzelhető, hogy egyes tanácsok a tanácsülési jegyzőkönyvekhez tartozó iratokat külön kezelték (meghívók, előterjesztések stb.), ezeket ugyancsak el lehet helyezni ebben az állagban, úgy, hogy a gyarapodáskor a raktári jegyzék automatikusan folytatható legyen. A b) állagba soroljuk a különféle állandó, később tanácsi, társadalmi bizottságok anyagát. Ezek is elsősorban jegyzőkönyvek. Az iratokat a további gyarapodásra is számítva célszerű évenként rendezni, és éven belül a jegyzőkönyveket a bizottságok betűrendjében elhelyezni. Tapasztalataink szerint ez az egyik legkisebb állag, tehát ha az iratok elhelyezése csak bizottságonként lehetséges (egy bizottság több évi anyaga egy kötet), gyarapodáskor viszonylag könnyen újra rendezhető az anyag. A c) állagba kerül a végrehajtó bizottság mint testület anyaga. Ezek az iratok is általában évenként kötetbe kötve a VB-ülések jegyzőkönyvei. Az állag kialakítása az a) állagéhoz hasonló módon történik. A d) állag a VB titkárság iratait tartalmazza. Az iratkezelésben bekövetkezett változások miatt elképzelhető, hogy a későbbiekben a titkárság iratait nem lehet elkülöníteni. Ebben az esetben a szakigazgatási iratoknál kell elhelyezni a titkárság iratait is. Az elhelyezés körülményeire utalni kell a raktári jegyzékekben. A tanácsi anyag legnagyobb részét az ún. szakigazgatási iratok alkotják, ezek kerülnek az e) állagba. A szakigazgatási iratok rendezésére többféle lehetőség is kínálkozik. Az egyik megoldás, hogy felszámoljuk az anyag korabeli, pl. osztályonkénti kezelési rendszerét, és az iratokat évenként, a rend-, csoport-, illetve az iktatószámok sorrendjében helyezzük el. Hátránya ennek a módszernek, hogy különösen az 1950—56 közötti iratoknál rendkívül időigényes a rendezés. Az osztályok anyagának különállását teljesen felszámolni nem célszerű, hiszen a mindennapi gyakorlatban előfordul, hogy egy-egy kutatói vagy ügyfélszolgálati kérés az egyes konkrét osztályok anyagához kapcsolódik. A rendes csoportszámos rendszerben egy-egy számból több sorozat is van, ezek osztályonként külön vannak, az osztályok felszámolásával azonban áttekinthetetlenné válnának. Ezért mind elméleti, mind gyakorlati szempontból az a helyes, ha éven belül az iratokat a mindenkori iratkezelési gyakorlatnak megfelelően helyezzük el, és a raktári jegyzékben feltüntetjük, hogy melyik osztályról van szó. Némi nehézséget okozhat az 1950—56 közötti anyagnál az osztályok sorrendjének megállapítása, mert ebben az időszakban minden osztály önállóan iktatott. A megoldást Csongrád esetében maga a tanácsi szerve252