Levéltári Szemle, 32. (1982)

Levéltári Szemle, 32. (1982) 2–3. szám - Jároli József: Fondok és állagok kialakítása a tanácsi iratanyagban: a Levéltári Szekció békéscsabai regionális tanácskozása / 241–277. o.

sok a nem történeti értékű. Ezek selejtezése a jelenleg érvényben lévő tanácsi iratokra vonatkozó előírások szerint nem oldható meg. Hasznos lenne akár egy próbaselejtezés elvégzésével a levéltárakban lévő tanácsi iratok selejtezési ügykörjegyzékét elkészíteni. Nehezíti az iratok rendezését, fondokba sorolását, hogy a tanácsok nem a teljes anyagukat adták és adják át a levéltárnak. Pl. a testületi jegyzőkönyveket visszatartják, nem egyszer indokolatlanul. Az átadásijegyzékekben nem tüntetik fel, hogy az adott évből milyen anyagot tartottak vissza. Az iratok rendezése, a fondok felállítása a teljes anyag ismerete nélkül törvényszerűen tévutakra vezet. A tanácsi iratok feldolgozása néhány megyei levéltárban A felsorolt problémák nem ismeretlenek. A megyei levéltárak gyakorlatukban, a helyi viszonyoktól függően keresték és keresik a megoldásokat, egységes álláspont azonban a kérdésben nincs, az egyes levéltárak között is nagy különbségek vannak. A továbbiakban néhány, általunk ismert megoldást ismertetünk. A Hajdú-Bihar megyei Levéltárban a tanácsi anyagot a fondszerkesztési alapelvekkel összhangban rendezték. Az 1950 és 1956 közötti iratokat (megyei, járási, városi) osztályonként önálló fondokba sorolták, a szervezeti, hatásköri változásokra és ezek következtében az iratok megváltozott elhelyezésére a fondtörténetekben részletesen kitérnek. Az 1957 utáni egységesen kezelt (egy iktatókönyvben nyilvántartott) iratokat új fondként rendezték. Az ebből az időszakból való külön kezelt iratokat azonban a korábbi anyag folytatásaként, az osztályoknál helyezték el. A későbbi, keretszámos iktatású - mivel egy keretszámot több osztály is használt — iratok elhelyezése az 1957-tel kezdődő fond anyagát folytatva történik, míg az iktatatlan külön kezelt iratokat az osztályok korábbi önálló fondjaihoz illesztik.

7 Ez az elv elsősorban gyakorlati nehézségeket okozhat. A gyakori szervezeti, hatásköri változások miatt egy-egy kutató vagy ügyfél kérésének teljesítésekor a levéltárosnak gyakran két-három fondot is át kell néznie. Az anyag rendezésekor és a gyarapodások elhelyezésekor minden esetben nagyon gondosan fel kell deríteni a szervezeti változásokat, ez esetenként több munkanapot is igénybe vehet. Az osztályok összevonása és szétválása miatt előfordul, hogy csak egy-két évre változott a hatáskörük, ennek végigvezetése az osztály-fond rendszerben nagyon nehezen lehetséges. Minden egyes fond fondtörténeténél fel kell tüntetni a változásokat, ez nehezíti, lassítja amunkát, hiszen nem biztos, hogy a teljestanácsi anyagot egy időben és ugyanaz a levéltáros rendezi. Előfordulhat, hogy a már meglévő fondtörténeteket újra kell írni. Az osztály-fond rendszer nehezíti az újonnan átvett iratok raktári elhelyezését is. A már rendezett iratok ugyanis a fondszámok növekvő sorrendjében folyamatosan helyezkednek el a raktári polcokon. Az új anyag besorolásához át kell pakolni a már rendezett iratokat, ki kell egészíteni valamennyi fond raktári jegyzékét. Természetesen elképzelhető, hogy a gyarapodást a bent lévő anyagtól függetlenül, külön helyen helyezzük el a raktárban, ez azonban nehezíti az anyag kezelését. Különösen lényeges a fondtörténetek kiegészítése, a szervezeti, hatásköri változások rögzítése. Mindezek megvalósítása együttesen alapvető feltétele az iratok kezelésének. A levéltárak munkamenetét, objektív és szubjektív feltételeit ismerve az újonnan bekerült anyag rendezése az átvétel után egy-két, sőt előfordulhat, hogy 5—10 év múlva történik csak meg. 245