Levéltári Szemle, 31. (1981)

Levéltári Szemle, 31. (1981) 1. szám - Labádi Lajos: Szentes város árvaszékének megalakulása, irattári rendszerének alakulása, 1872–1931 / 49–54. o.

II. Árvák és gondnokoltak ügyei — hagyatékok megterhelése; — árvatári tömeg utáni kamatok felvétele; — ellátási összeg megállapítása; — gondnoki, gyámi jelentések stb. III. Árvapénztárból való kölcsönfelvételek, törlesztések IV. Egyéb ügyek — haláleset-felvételek; — telekkönyvi hatósági végzések; — alapítványok javára tett juttatások; — per folyamán hozott végzések stb. Az irattári jel független volt az iktatószámtól. Az adott akta az irattárba kerülés után kapott irattári jelet, vagyis ekkor sorolták be a megfelelő tárgyi csoportba. Az adott tárgykörön (római számon) belül az aktákat 1-gyel kezdődően beszámozták, minden tárgykörön belül külön-külön. A római szám mellett szereplő arab szám tehát nem iktatószám, hanem az adott tárgykörön belüli sorszám. A sorszámon (egy ügy összes irata) belül érvényesült csak az, hogy az egyes irat iktatószám szerinti sorrendben van elhelyezve. A tárgyköröket minden évben kialakították, s a tárgykörön belül a sorszámozást minden évben 1-gyel újrakezdték. Ha egy adott ügynek a következő évben (vagy években) is volt folytatása, akkor a következő évben újra iktatták, de ugyanazt az irattári jelet kapta, mint az előző évben, s kezelni is az előző év iratainál kezelték (vagyis hátracsatolták). Tehát az adott ügy állandó levéltári jelet kapott, így az ügy összes iratai állandóan együtt voltak, függetlenül az ügy egyes iratainak keletkezési évétől. (Pl.: a III-l2/1872-es jelű aktában az iratok évköre terjedhet 1872—1880-ig. Ha az irattári jelet alapszámnak fogjuk fel, akkor kis megszorítással változatlan alapszámos rendszerrel van dolgunk.) Az iratok visszakereséséhez betűsoros mutatókönyvet használtak. A mutatókönyv a címszón és a rövid tárgyon kívül tartalmazta a levéltári (irattári) jelet és az iktatószámot is. Ha az ügyben több név fordult elő (gondnok, gondnokolt, hatóság,) akkor mindegyik nevet külön-külön mutatózták. Az eddig leírt kezelési rendszer 1893-ig volt változtatás nélkül érvényben. 1894. jan. 1-től annyi változás történt, hogy az iktató- és mutatókönyv mellé belépett az irattári sorkönyv. Ez csak annyit változtatott, hogy ettől kezdve az irattári jelet nem vezették be sem az iktatóba, sem a mutatóba, hanem azt egy külön sorkönyv tartalmazta. Az iratok kezelése és tárolása továbbra is tárgyi beosztásban történt. Az iratkezelésben lényegesebb változás 1903-ban következett be. 1903. jan. 1-től (a 128 000/1902. BM sz. rendelet értelmében) áttértek az alapszámos iktatásra. Ettől kezdve felhagytak a tárgyi bontással és az irattári jel használatával; az iratokat alapszám szerinti sorrendben kezelték. Évenként megújuló alapszámot használtak, melynek következtében az adott ügy összes irata mindig együtt maradi az utolsó alapszámon (előrecsatolásos rendszer). Az irattári sorkönyv mostmár nem az irattári jelre utalt, hanem az alapszámra. (Ez a rendszer maradt életben 1949-ig). A fond levéltári rendezésénél a fenti ügyviteli változásokat vettük figyelembe. Vagyis az 1872-1902 között keletkezett iratokat az eredetileg kialakított tárgyi csoportok 53