Levéltári Szemle, 31. (1981)

Levéltári Szemle, 31. (1981) 2–3. szám - VITA - Bogdán István: A levéltári adatszolgáltatás alapvető problémái – és a teendők / 431–438. o.

21.5 Meg kell vizsgálni a levéltár személyi állományát is, mert az adatszolgáltatásnak első, az alapozó, így minden további eredményt meghatározó munkáját: az adatfeltárást (ld. 30) csak levéltáros végezheti el, mégpedig: a vonatkozó állományt, illetve korszakot, szakterületet ismerő, tehát történeti ismeretekkel rendelkező, a forrás nyelvét bíró levéltárostól várhatunk viszonylag gyorsan optimális eredményt. — A 30 évi eddigi, felesleges késedelmeskedés tehát behozhatatlan hátrányt eredményezett, mert a képzett és nagy anyag- és történeti ismerettel rendelkező levéltárosok már eltávoztak vagy most távoznak el a levéltárak kötelékéből, a közvetlen utódlás pedig inkább csak kivétel. Éppen ezért alapvető kötelessége a levéltáraknak az utánpótlás e feladatra koncentrált képzése. 22 A 20/21 pontok alapján aztán már elkészíthetőek a levéltári adatszolgáltatás különböző távlatú tervei, a szükséges további adatok a szakirodalomból ismert képletek

8 segítségével kiszámíthatóak. S ez a terv olyan egymásba kapcsolódó, mert egymásra épülhető (modul) munkafázisok sorozata - tehát egy információs rendszer - lesz, amelyet az utódok fennakadás nélkül folytathatnak, és nem kényszerülnek a kiindulóponthoz újból és újból visszatérni, az elődök munkáját állandóan javítgatni, kiegészíteni, mint ma. Mert az kétségtelen: ezt a munkát nem lehet máról holnapra elkészíteni, gyors, látványos eredményre, egyéni sikerre gondolni sem szabad. Több generáció áldozatos kollektív munkája lesz ez, úgy készül, ahogyan a középkori dómok épültek — ha e munka végleges befejezését tekintjük. Lesznek azonban olyan forrástartományi egységek (levéltári szintek), amelyeknél viszonylag rövid időn belül a tényleges adatszolgáltatásig juthatunk el, éppen ezért az egyes munkafázisok (ld. 3) szinkronizálására a tervezésnél gondosan ügyelni kell. 3 E munka főbb fázisai — bármelyik adatszolgáltatást választják is — azonosak: adatfeltárás, adatrögzítés, adattárolás, adatrendszerezés, adatszolgáltatás, csak ezeken belül változhat a helyzet. 30 Az adtafeltárás az alapozó, és — említettem (ld. 21.5) — csak a levéltáros által végezhető munka. Még a tárgyalt elveket, módszereket alkalmazó előkészítés után is csak a legnagyobb körültekintéssel lehet elvégezni. Arra kell ugyanis gondolni, hogy a fel nem tárt adat véglegesen elveszett, a rosszul feltárt pedig téves tájékoztatást ad, az ezek alapján készült történeti feldolgozás tehát félrevezető lesz. És mivel ember végzi ezt a munkát, a szubjektivizmus a nagy veszély, amelyet az említettek szerint objektivizált előkészítés és a munkát végző személyek hasonló képzése csökkenthet csupán a viszonylagos minimumra. Maga a feltárás a vonatkozó forrástartományi egység (levéltári szint, ld. 21.0) osztályozási elemeiből (ld. 21.1) a fogalom(adat)tár (ld. 1/11) szerinti adatoknak a konkrét megállapítása. Olyan kivonatkészítés, amelyiknél az adatokat nem fogalmazzák mondatokká (tehát irreleváns szavakat már eleve nem tartalmaz), hanem fogalom(adat)láncot készítenek, amelyik a viszonyokat, kapcsolatokat az adatlap és vonatkozó kitöltési utasítása (ld. 21.4) szerint tünteti fel. 31 Az adatrögzítés kétféle lehet. Ha a munkatárgyul választott egység szolgáltatási végcélja (ld. 20.6) kézi megoldású, akkor a feltárt adatokat a választott (ld. 21.3) adatlapra, a vonatkozó utasítás (ld. 21.4) szerint írógéppel rá kell vezetni. Ha a végcél gépi megoldású, el kell dönteni, hogy az adatokat előbb ugyancsak az adatlapra rögzítsék-e 436