Levéltári Szemle, 31. (1981)
Levéltári Szemle, 31. (1981) 2–3. szám - VITA - Bogdán István: A levéltári adatszolgáltatás alapvető problémái – és a teendők / 431–438. o.
De ilyen fogalom(adat)tárat kell a levéltáraknak, illetve a levéltárosoknak is elkészíteniük, ha bármilyen állományfeltárást akarnak végezni úgy, hogy azt a munkát ne kelljen újból és újból elölről kezdeni, ne kényszerüljenek a levéltári állományt ismételten megnézni — mint ma —, ha olyan segédletet akarnak készíteni, amelyik alapja vagy része: modul eleme lehet egy következő munkafázisnak, végső fokon a gépi feltárásnak. Az eddigi — és most készülő — levéltári segédletek 4 ugyanis erre alkalmatlanok, mert készítésük alkalmával nem vették — ma sem veszik — figyelembe az adatszolgáltatási alapelveket (ld. 12). Következőleg az adatszolgáltató rendszernek nem lehetnek modul elemei. Fogalom-anyagukat persze, az egyéb szógyűjtő források között fel lehet és kell is használni. E történész-levéltáros összműködéssel épülő fogalom(adat)támak természetesen egységesnek kell lennie, de nagyléptékű terv alapján készülhet partikulárisán (korszak, téma stb. tagolásban) is, ha nyitott rendszert készítve a kapcsolódási lehetőségre, valamint a relációkra (fogalmak kapcsolataira) ügyelünk. Egyébként is: ez a munka lényegében még csak fogalom(szó) gyűjtés, vagyis a fogalom(adat)tár-építés kikerülhetetlen első fázisa; a továbbiak szerkesztési feladatok, amelyek majd azonosak a tezaurusz szerkesztésével. 5 És hogy a felesleges munkát megtakaríthassuk — természetesen a szerkesztés munkájában is —, már most, az első fázisnál figyelembe kell venni a következőket. 12 Adatszolgáltatási alapelvek, ismeretek, módszerek azok, amelyeket a könyvtári tevékenység alakított ki, s ma már annyira természetesek, hogy külön ritkán foglalkoznak velük, de inplicite ott rejlenek minden vonatkozó megnyilvánulásban. - A levéltári területre sajátítva vegyük sorra őket. 12.0 A kategória elve megkívánja, hogy a fogalom (adat) lényegét, jellemzőjét ragadjuk meg és azt tömören, lehetőleg egyszavúan fejezzük ki úgy, hogy a szó helyett bármilyen más jelet is alkalmazhassunk. A megnevezés mindig egyes számú, alanyesetű főnév vagy főnévi szókapcsolat, esetleg egyéb névszó lehet csak (pl. levéltár, iratselejtezés). — Ez az elv egyébként az osztályozásnak is alapfeltétele. 12.1 A szabványosság elve egyrészt az ismétlődő feladatok egységes megoldását (egységes technológiát az elvektől kezdve a módszereken át az adatfeltárólap nagyságáig terjedően), másrészt a fogalom (adat) egységes megnevezését (terminológia) kívánja meg. A terminológia részint nyelvi (levéltári területünkön alapvetően magyar, német, latin), illetve nyelvészeti, részint fogalomfejlődési, részint néwáltozási, részint pedig osztályozási problémák megoldását igényli. 12.2 Az elégségesség elve egyrészt a fogalom(adat)tár fogalom(adat)-szintje megfelelő mélységének meghatározását jelenti, másrészt azt kívánja, hogy az adatszolgáltatás a forrás valamennyi adatát (valamilyen szinten) és annak egészét közölje. Figyelembe kell venni azonban a még nem ismert, de lehetséges adatokat is, vagyis: az összefüggések feltárhatósága mellett fejleszthető — nyitott - is kell legyen a rendszer. Ez az elv kívánja azt, hogy a levéltár teljességre törekvőén szolgáltasson adatot. E teljesség vonatkozhat a forrástartományra és annak adataira, vagyis az adattartományra. Ez az adatszolgáltató szint (ld. 12.6) problémája. 12.3 Az objektivitás elve szerint a ténylegességet kell a fogalom(adat)tárnak tartalmaznia, illetve azt kell az adatszolgáltatásnál feltárnia: a feltárás forráshű legyen - a levéltár lóca credibüia. Két alapveszély fenyeget. Az egyik a tárgy és szempontjai prob432
