Levéltári Szemle, 31. (1981)

Levéltári Szemle, 31. (1981) 2–3. szám - Farkas Gábor: A közigazgatási bizottság létrejötte és első ügyrendje / 313–325. o.

Amennyiben a közigazgatási ágak képviselői egyes határozatokat törvénytelennek tartottak, és ezért a fellebbezési joggal élni akartak, ezt a szándékot is a jegyzőkönyvben fel kellett jegyezni. Az elkészített jegyzőkönyvet az elnök átvizsgálta, majd ajegyzőkönyv levéltárba került. Ugyancsak aláírta a jegyzőkönyvet annak készítője, a főjegyző is, majd ajegyzőkönyv levéltárba került. A főjegyző a soron következő bizottsági ülésen jelentést terjesztett elő az elmúlt bizottsági ülés határozatairól, ill. azok helyzetéről. Sürgetőleg vetette fel az elmaradt ügyek elintézését, a határozatok megvalósítását, Az ülésen tárgyalt ügyek iratait az elnök áttekintette, majd ezután kiadásra rendelte. Ezt nevének az ügy darabokra történő jegyzésével az „elbocsátás" idejének rögzítésével végezte el. Az iratok ezután a városi jegyzői hivatalhoz kerültek vissza. A jegyző az iratokat a kiadóhivatalnak adta át, ahol a fogalmazványokat letisztázták, összeolvasták és a kiadványt aláírásra a bizottság elnökéhez terjesztették. Voltak azonban olyan ügyek, melyeknek iratait nem a törvényhatósági tisztviselők, hanem az állami szakközegek referálták az ülésen. Ezek fogalmazványait az illetékes szakelőadók saját irodai személyzete kapta meg és ők készítették el a tisztázatokat. Nekik is a városi (törvényhatósági) kiadóhivatal (átvételi elismervény mellett) adta át a kérdéses ügydarabokat, és letisztázás után ugyanoda kerültek vissza. A kiadóhivatal a kiadványokat postai úton vagy kézbesítőkönywel küldte el. A kiadás megtörténtét a kiadóhivatal a fogalmazványi íven és a közigazgatási bizottság részére nyitott külön kiadókönyvben feljegyezte, majd az ügydarabot mellékleteivel együtt átadta az iktatónak, majd a városi levéltárnoknak. A levéltárnok a közigazgatási bizottság iratai kezelésének megkönnyítésére levéltári sorkönyvet készített. A szabályzat a törvényhatósági iratoktól elkülönített irategyüttest „ közigazgatási bizottság levéltárának" nevezte el, melyből csak jegyzékbe foglaltan lehetett iratokat kölcsönözni, még abban az esetben is, ha azokat bizonyító iratként más ügyekhez csatolták. Két közigazgatási bizottsági ülés után az ügyrenddel kapcsolatban már le lehetett vonni néhány következtetést. A főispán jól érzékelte, hogy az új testület lassan dolgozik, az ügyek elintézése akadozik, éppen az állami közegeknek a bizottságba történt delegálása következtében. 1876. november 27-én valamennyi szakelőadónak körlevélben adja tudomására, hogy a közigazgatási bizottság tevékenységétől a kormányzat az igazgatási munka javulását várja. A közigazgatási bizottságok ügyrendje is az iratok gyors elintézését szolgálja és nem a lassítását. A körlevélben ismét felhívja a szakelőadók figyelmét, hogy a kormányrendeletek, hatósági átiratok, a szakközegek jelentései, melyek tanácskozást nem igényelnek, ülésen kívül feldolgozandók. Újra megismétli az ügyrendi szabályzatban lefektetett elveket, s a többi között hangoztatja, hogy a szakelőadók az elintézési tervezeteket a főjegyzőnek mutassák be, aki azt az elnök elé terjeszti. Ugyancsak sok olyan beadvány érkezik, melyeket a szakelőadó maga minősíthet és ennek kapcsán a beadványra rávezeti a „tudomásul szolgál" és „irattárba teendő" utasítást. Az előadók által készített elintézési fogalmazványokat az ülés után az elnök átvizsgálja és azokban rendszerint javításokat tesz. Az előadók az eddigi tapasztalatok szerint jórészt mellőzték ezeket az elnöki korrekciókat. Most nyomatékosan figyelmezteti az előadókat, hogy javaslatait vegyék figyelembe, s ha észrevételük lenne, azt vele szóban közöljék. 322