Levéltári Szemle, 29. (1979)

Levéltári Szemle, 29. (1979) 1–2. szám - Erdmann Gyula: Az iratkezelés jelenlegi helyzete az országos hatáskörű szerveknél / 163–180. o.

sem tettek a rendelkezések érdemi lényegének elsajátítására és — élve a helyi lehetőségek figyelembevételének jogával — következetes megvalósítására. Voltak természetesen kivételek. Gyűjtőterületi szerveink kb. 20%-a felismerte az iratkezelés rendezéséből adódó előnyöket és partnere lett levéltárunknak. (1978-ra valamit javult a helyzet; ma már a szervek 30-40%-a érzékeli, hogy a levéltár nem öncélú munkát kíván tőlük.) Az előkészítés másik hiányossága volt az irattárosok, iratkezelők felkészítésének teljes elmaradása. A rendelkezések kimondták ugyan, hogy az irattárosképzés rendezve lesz (máig sem történt meg megnyugtató módon), de aligha vitatható, hogy egy rendelet gyakorlati végrehajtóit nem a rendelet jó-rossz végrehajtása után kell felkészíteni. Ez megint csak a lépcsőzetesség problematikája. Talán nem érdektelen ezek után, ha röviden ismertetem, hogy két tárcánál, az egyik legjobbnál (MÉM) és az egyik legrosszabbnál (BELKER) folyamatában hogyan ment a végrehajtás. A MÉM már 1968-ban — mint új szerv — irányelveket adott ki, melyben szerveinél iratkezelési szabályzat készítését sürgette. Előírta, hogy minden iratot sor-, vagy alszámosan iktatni kell, megtiltotta a kimenő-beérkező iratok külön iktatását. Az akkor még egyes állásait őrző centralizmus jegyében központosított iratkezelést javasolt, de nem zárkózott el a decentralizálás elől sem, utóbbi esetben keretszámos iktatást javasolt. Mindez lényegében megfelelt a MÉM jogelődje, az FM saját 60-as évekbeli iratkezelési rendszerének azzal a különbséggel, hogy az FM már 1957 óta tétel-alszámos, decentralizált iratkezelést valósított meg. Mindezt csak azért ismertettem, hogy lássuk: a MÉM-nél ha nem is modern, de a tvr.-t megelőző időszak országos képéhez képest jó alapok álltai rendelkezésre. Az UMKL illetékes referense és a MÉM illetékese 1969 előtt is jó munkakapcsolatban volt, így a jogszabályokat követően is viszonylag zökkenőmentesen tudtak az új feladatok megoldásában együttműködni. Gyorsan készült el a tárca szabályzattervezete, melyet az UMKL és a LIG véleményezett. Hiányosságként merült fel a csatolások nem precíz leírása, az előadóív vezetésének több hibája (tételszám és selejtezési határidő együttes feltüntetése, a számkeret alkalmazása mellett a kezelő iroda római száma stb.), az irattári tervben adott Őrzési idők visszamenőleges alkalmazása (véleményem szerint a tárca e törekvése nem helytelen, a gyakorlat úgyis félrevetette már az elavult selejtezési ügykörjegyzékeket), az iratanyag jó részének nem tételek szerinti, hanem darabszintű selejtezésének előírása (a tárca ma is azzal érvel, hogy a tételek nem lehetnek oly tökéletesen tárgy ázva, hogy elkerülhető lenne sok irat rossz tételbe való besorolása - ha figyelembe vesszük az előadói, iratkezelési gárda felkészültségét, esetleges érdektelenségét). Kifogásként merült fel egyes tételek túl általános megfogalmazása, a bontás gyakori elmaradása - amire a tárca megint csak a személyi feltételekre utalt és utal. A levéltári észrevételek alig 20%-át fogadta el végül a tárca s mivel a határidő sürgetett, végül is a szabályzat — a fenti hibák zömével együtt -jóváhagyást nyert. A szabályzat korántsem tökéletes, de biztosítja a biztonságos megőrzést, a korábbinál valamivel gyorsabb tájékozódást az anyagban, s körülbelül a tételek 30—40%-ban a selejtezés gyorsabbá tételét. Igen jó irattári tervében az, hogy „általános" tételszámokat alkalmaz, melyek 166