Levéltári Szemle, 27. (1977)

Levéltári Szemle, 27. (1977) 3. szám - Lőrincz Zsuzsa: Az iktatási gyakorlat néhány tapasztalata az államigazgatási és vállalati szerveknél / 493–498. o.

Mutatőkönyv nélkül pedig igen nehéz a csatolás, de ha mégis vezetnének mutatókönyvet az iratkezelő nem tudja az előiratot elővenni, mert az az előadónál van. Ha minden jól megy, akkor az utóirat is ahhoz az előadóhoz kerül, akinél az ügy előzménye van. Elvileg tehát csatolhatnák az iratokat. A gyakorlatban az egy Ügyre vonatkozó iratok az un, tasak-rendszerben kezelt iratoknál tárolódnak együtt. (A tasakrendszert a külkereskedelmi vállalataink nagyrésze, kiadóhivatalok alkalmazzák előszeretettel, ahol az egy üzletkötésre vagy egy könyv kiadására vonatkozó minden iratot egy doszsziéban, "tasak"-ban őriznek.) A vállalati gyakorlatban az iratok csatolásának egyik, de jelentős feltétele lenne, ha az iratkezelési szabályzatok kifejezetten előirnák az iratok visszajuttatását az iratkezelőhelyekre. Mindez nagy mértékben befolyásolná az érdemi Ügyintézést is. Egy ügyet jól és körültekintően az előzmények ismerete nélkül aligha lehet elintézni. Jelentős probléma az iratkezelőhelyeken az átmenő iratok kezelése is. Egy iratot az "intézkedő szervezeti egység, akár tudomásulvétel végett, akár hozzászólás végett meg kell hogy küldjön más szervezeti egységnek. Ez néha elkerülhetetlen és az ügy érdemi intézése szempontjából néha hasznos is. A baj csak az, hogy sokkal több helyre küldik el az iratot, mint ahány helyre okvetlenül szükséges lenne. Az általános gyakorlat szerint ezeket az iratokat az érdemben nem intézkedő — csak véleményező egység is nyilvántartásba veszi. így előfordul, hogy egy iraton három-négy iktatószám is van. Ezt a sok felesleges munkát igénylő és hibás gyakorlatot ki kell és ki is lehet küszöbölni. Ha minden iratkezelőhely az "Átmenő iratok" könyvébe jegyzi be a véleményezésre, tudomásulvétel végett kapott iratokat, akkor nemcsak a többletmunkától óvja meg magát (e könyv nem tartalmazhat annyi adatot, mint egy iktatókönyv), hanem a zavartól is, ami egy sok itatószámmal felékesitett irat következménye lehet. Ha az irat elintézés után, — a válaszlevél elkészitése és elküldése vagy más megfelelő intézkedés után visszakerül az iktatóhelyre, akkor ott irattározhatják és lehetőség nyílik arra, hogy az iktatókönyvbe az elintézés keltét is bevezessék. Célszerű lenne, ha az iktatóhelyeken történne a leirás és az elküldés is, mert ez időmegtakarítással járna. Vitathatatlan, hogy egy fajta munka folyamatos végzése sokkal produktívabb, mint sokrétű feladatok időszakos végzése. A munka intenzitása a javasolt módon nagyobb lenne, de javulna a minőség is. Most általában ugy küldik el a válaszleveleket, hogy az előadó, vagy az aláírásra jogosult részlegvezető mellett foglalkoztatott titkárnő írja a tisztázatot és postáz is. Ellenőrzésről a legtöbb helyen nem is hallanak. így azután igen gyakori, hogy lemarad az elintézésről az iktatószám, a jelzett mellékletek nincsenek postázva. Többletmunkát alig jelent, ha az iratok akár tisztázásra, akár a tisztázat elkészitése után, — postázásra visszakerülnek az iktatóhelyre, - de jelenti a minőség javításának lehetőségét. Külön gondot okoz a kisebb iratforgalmu iktatőhelyeken az évenként újonnan megnyitandó iktatókönyv. Sokszor két-három év iratanyagát iktatják egy könyvben. Önkéntelenül felvetődik a kérdés, ha olyan csekély az iktatőhely iratforgalma, miért kell a külön iktatást fenntartani, miért nem kapcsolják össze a területileg közeli, vagy feladatban hasonló másik iktatóhellyel? Ha valamilyen különleges szempont a külön iktatás fenntartását indokolja is, egyáltalán nem elfogadható a több éven keresztül használt iktatókönyv. Ez már a levéltár érdekeit is sérti. A levéltárbaszállitásnál, amikor meg kell követelnünk az iratanyaggal együtt a segédkönyvek átadását is, nehézséget okozhat a több év nyilvántartását magábafoglaló iktatókönyv. 497