Levéltári Szemle, 25. (1975)

Levéltári Szemle, 25. (1975) 1. szám - LEVÉLTÁRI TECHNIKA - Kovács Béla: A peremlyukkártya alkalmazása a levéltári munkában / 197–207. o.

lyukpár szükséges. Eszerint a négy felső lyuk (mély lyukasztással) az I-IV. negyedévet jelenti, az alattuk lévő alsó lyukak (sekély lyukasztással a negyedévek 1-3.'hónapjait. (3. ábra.) Az első negyedév lyukasztása ilyen módon történik: Január = I. mély és 2 sekély Február = I. mély és 3 sekély Március = I. mély ás 4 sekély A negyedik negyedév lyukasztása: Október = IV. mély és 1 sekély November = IV. mély és 2 sekély December = IV. mély és 3 sekély A peremlyukkártya alkalmazása a levéltári munkában A lyukkártyarendszerű nyilvántartás használata csak abban az esetben indokolt, ha a rendszerbe tartozó iratfajtákról viszonylag nagyobb száma, azonos inforrnációkat tudunk tárolni és az inforrnációkat különféle variációkban kívánjuk csoportosítani. A rendszerhez tartozó egységek (kártyák) darabszámát gyakorlatilag csak a könnyű kezelhetőség határozza meg, de 10.000-nél több kártyából álló rendszer kezelése már csak nagyobb kapacitású válogató berendezéssel célszerű. Fa ennél nagyobb számú egységből álló rendszert kell feldolgozni, akkor a peremlyukkártya már csak nehézkesen alkalmazható. Ebben az esetben más tipusú lyukkártyarendszereket (pl. Hollerith) érdemes alkalmazni. A peremlyukkártya rendszer alapfelszerelésével viszonylag könnyen megoldható 5.000 kártya kezelése egy rendszeren belül. Fa egy-egy kártyára csak 20 információt rögzítünk, akkor egy 5.000 darabból álló rendszer esetén 100.000, egymással különféle módon variálható információt tárolhatunk. A Feves megyei Levéltárban a Mohács előtti oklevelek válogatott adatait rögzítettük peremlyukkártyákon. Ennek indítékát az szolgáltatta, hogy a középkori oklevelek fényképkataszteréhez elkészítettük a Magyar Országos Levéltár által megkívánt mutatólapokat, s az ehhez szükséges adatokat némileg kibővítve lyukkártyákon tároltuk. Az eredeti és átírt oklevelek száma együttesen mintegy 1500 db; így tehát a viszonylag kis terjedelmű rendszer kialakítása nem okozott különösebb nehézséget, de kísérletként bizonyította az ilyen fajta nyilvántartás előnyeit. A feldolgozáshoz K 5-ös méretű kártyákat használtunk, s az adatok kódolására, az alábbi rendszert alaí-rítottuk ki: Az oklevél kelte: Év = A B C mezők; Hó = T) E mezők; additív kódolással Nap = P G mezők; Ismeretlen éy = A B C 000 Ismeretlen hó = D E 00 Ismeretlen nap= P G 00 200