Levéltári Szemle, 23. (1973)

Levéltári Szemle, 23. (1973) 2. szám - Pálmány Béla: Iratkezelési szabályzatok a belkereskedelmi vállalatoknál / 210–226. o.

211 vevő, nyereséges lebonyolitas került. Ez viszont "a korábbihoz'képest, jóval nagyobb követelményeket kivánt a vállalatok irányításával szemben... A tapasztalatok arra utalnak, hogy... az irányitási munkában - akár a gazdasági, kereskedelmi - akár az üzemszervezési vagy ügyviteli munkát tekintve - még jelenleg is a prakticizmus van túlsúlyban. A szervezés és racionalizálás területén tapasztalható elmaradottság sok esetben veszélyeztetheti az új gazdaságirányítási rendszer nyújtotta előnyök és lehetőségek kihasználását, különösen ha figyelembe vesszük, hogy a közgazdasági gondolkodás csak lassan tud utat törni magának." Erre a megállapításra az egyik legújabb szakkönyv szerzője jutott./A-/ Nem szükséges több bizonyiték anhoz, hogy az iratkezelési szabályzatok az ügyvitel prakticizmusának megszüntetését elősegítették, amennyiben a kereskedelmi tevékenység követelményeinek eleget tettek. A nagykereskedelmi vállalatok tevékenysége az egész országra kiterjed, ezért a központon kivül körzeti kirendeltségeket, lerakatokat működtetnek. A hálózat kirendeltségi főkönyvelői nagyfokú önállósággal dolgoznak, az iratkezelés megszervezése, az irattár fenntartása is feladatkörükhöz tartozik. Ebből következőleg a nagykereskedelmi vállalat iratkezelésének szervezeti formája csak ritkán lehet központosított, a leginkább decentralizált, vagy - néha - vegyes jellegű. Az elhelyezési lehetőségek korlátai miatt még a vállalati központ is sokszor a város több pontján helyezkedik el, amit az iratkezelésnek szintén figyelembe kell vennie. A kereskedelmi tevékenység gyors üteme, valamint az iratforgalom nagy mennyisége megköveteli a beérkező küldemények mielőbbi nyilvántartásba vételét és szignálását, hogy az irat késedelem nélkül az ügyintéző asztalára jusson. A postai vagy portai átvételt követően a Központhoz érkező leveleket az Ügykezelőséghez /Irattárhoz/ továbbitják. Ezen szervezeti egység vezetője a legtöbb esetben felhatalmazást nyert arra, hogy - a titkos, bizalams jellegű, személynek szóló levelek kivételével - minden küldeményt felbontson és azokat a szervezeti egységeknek, ügyintézőknek szétossza. A nyilvántartásba vétel igen változatos formában történhet: vagy egyetlen iktatókönyvben, folyamatos sorszámmal látják el valamennyi beérkező iratot, vagy az egyes szervezeti egységek /osztályok stb./ külön könyvébe kerül bejegyzésre az irat beérkezése. Előbbi esetben az egyes osztályokra szignált iratokat újból de ugyanazon a számon - bejegyzik a szervezeti egység átadókönyvébe. Utóbbi megoldásnál erre nincs szükség, viszont az iktatószám vagy jelzőszámmal vagy betűjellel esetleg számtartományával utal az ügyintéző egységre. A gyorsaság kedvéért a nyilvántartóbélyegző lenyomat kitöltése helyett sokszor dátumbélyegzőt és.sorszámozó bélyegzőt ütnek az iratra és iktatókönyvbe is. A feladó, az irat kelte és az idegenszám rovatainak kitöltését - mint időigényes munkát - többször az ügyintéző osztály adminisztrátorára bizzák. Ennek a nyilvántartásba vételi rendszernek előnye az iratkezelés első fázisainak - a postabontásnak, iktatásnak, szignálásnak - gyors végrehajthatósága. Hátránya viszont, hogy a vállalat vezetősége szignáláskor nem tekintheti át a teljes iratforgalmat, ezért több helyütt az igazgató és helyettesei