Levéltári Szemle, 23. (1973)

Levéltári Szemle, 23. (1973) 1. szám - A VII. NEMZETKÖZI LEVÉLTÁR KONGRESSZUS ANYAGÁBÓL - Varga János: Hozzászólás / 13–15. o.

14 anyag egy része levéltári anyaggá alakul át. Ebből következik, hogy egyfelől az Amtsarchivnak és a levéltárnak vannak alapvetően azonos érdekei, másfelől viszont kettőjük érdekei nem mindenben fedik egymást. Ezért egyik szempontjai sem rendelhetők a másiké alá, ugyanakkor igenis vannak olyan lényeges szempontok, amelyeknek mind az irattár, mind a levéltár működésében és iratanyaguk kezelésében történő érvényesítése mindkettőjüknek hasznára válik. Megítélésünk szerint két alapvető követelménynek az irattár és a levéltár vonatkozásában egyaránt érvényesülnie kell. Az egyik az irat megmaradásának biztosítása addig, ameddig ilyen vagy olyan szempontból szükség van rá. A másik az iratok kezelésének és tárolásának olyan rendszere, hogy az együvé tartozó, egy tárgyra vonatkozó iratok gyorsan és összességükben, vagyis ugyanazon kisebb vagy nagyobb őrzési egységen belül megtalálhatók legyenek. Ezen érdekek érvényesítését az irat keletkezésekor kell megkezdeni; módja pedig olyan iratkezelési rendszer alkalmazása a szerveknél, amely anélkül segíti maximálisan a szerv napi munkáját, hogy ennek a levéltári érdekek sérelme lenne az ára. Mi elvi megfontolások, hazai előzmények és nem utolsó sorban külföldi tapasztalatok alapján ugy láttuk, hogy a mi viszonyaink közt a fenti célt legjobban az az iratkezelési rendszer szolgálja, amelyben az iratok csoportosítása és őrzése a szerv ügyköreire, ezen belül tárgyköreire épül. Ebben az esetben ugyanis egyfelől az egyazon tárgykörbe tartozó iratok együtt maradnak, másfelől előre meghatározható, hogy a levéltár mely tárgykörök irataira tart igényt. A tárgykörökön belül tárgyak szerint történő csoportosítást már nem tartottuk elengedhetetlennek, mert az iratanyag ilyen túlzott szétparcellázása egy sor szervnél az áttekinthetőség rovására menne, és éppen az eredeti célt veszélyeztetné. A továbbiakban ugy véltük,hogy ilyen iratkezelési rendszert megvalósító iratkezelési szabályzatok kidolgozása csakis a levéltáros szakemberek és a szervek közös munkájával történhet. A legvéltári terület összegezi a mindkét fél számára előnyös szempontokat, a szervek - miután saját ügyköreiket ők ismerik - e szempontok alapján kidolgozzák iratkezelési szabályzatukat, a levéltári terület szakemberei pedig a.szabályzatok hatályba léptetése előtt ellenőrzik az emiitett szempontok érvényesülését. ' Ily módon készítette el vagy készíti el a közeljövőben valamennyi szerv a maga iratkezelési szabályzatát, amelynek megtartására jelenleg minden esetben az illetékes levéltár felügyel. E rendszer alkalmazása folytán : 1. minden egyes szerv valamely levéltárhoz tartozik, még azok a szervek is, amelyek pillanatnyilag nem hoznak létre megőrzésre érdemes iratokat. Selejtezésre szánt iratanyaguk listáját előzetesen ők is kötelesek az illetékes levéltárral jóváhagyatni, mert előfordulhat, hogy a szerv a maga funkciójának módosulása vagy ügykörének bővülése folytán a történeti értékű iratokat termelő szervek sorába lép elő. 2. már magánál a szervnél: a szerv irattárában eldől, hogy mely tárgykörök anyagára nem tart a levéltár egyáltalában igényt, hiszen ezt az iratkezelési szabályzat feltünteti. Ezáltal a selejtezési munkának az a része, amely tömeges jellegű, automatikusan, egész tételek megsemmisítésével magánál a szervnél elvégezhető. Ez azonban nem menti fel a levéltárakat a hozzájuk került iratok további selejtezése alól, mert a globálisan megőrzendőnek minősített tárgykörök közt is vannak olyan tárgyak, amelyeknek iratait egyáltalán nem, vagy amelyeknek csak egyes iratait szükséges megőrizni. E megtartandó iratok számaránya elsősorban a szerv funkciójának fontosságától és jellegétől függ, befolyásolja azonban az iratanyagot átvevő levéltár jellege is. Az tudnillik.hogy országos vagy nem országos hatáskörű levéltárról van-e szó, hiszen ami országos szempontból jelentéktelen adat lehet, az helyi viszonylatban jelentőséggel birhat. A selejtezési munka így megoszlik az irattárak és a levéltárak köz'átt. Számunkra jelenleg ez az ut látszik leginkább célravezetőnek olyan országok esetében, amelyeknek valamely okból (pl. területük kicsisége, vagy gazdasági körülményeik miatt) nincs módjuk a selejtezési munkákat vállaló közbülső levéltárak felállítására.