Levéltári Szemle, 22. (1972)

Levéltári Szemle, 22. (1972) 1. szám - Réti László: Az Új Magyar Központi Levéltár / 5–19. o.

14 Jónéhány helyen megkérdeztem, hogy miért van a központi iktatásra szükség, mi indokolja a több szinten történő iktatást? A válaszok a következők voltak: 1. a szerv vezetője minden iratot ismerni kivan, 2. az egyes szervezeti egységek rajtuk keresik az iratokat és ha nem tudják bizonyítani, hogy mit, kinek adtak át kellemetlenségük származhat belőle, 3. a központi iktató tud csak megfelelően iktatni, a szervezeti egységek adminisztrátorai nem értenek ehhez a feladathoz. Az első válasz kapcsán megkérdeztem, hogy a szerv vezetője vajon csak arra kiváncsi-e, hogy milyen levél érkezett a szervhez, arról nem kiván-e tájékozódni, hogy az ügyben milyen intézkedés történt? Nem lehetne-e egy olyan megoldást találni, amely szerint meghatároznák azon ügyeket, amelyeket a szerv vezetője látni kivan nemcsak a beérkezés, de az intézkedés esetében is. Utaltam arra is, hogy ez a gyakorlat csak formális eredménnyel járhat, mert elképzelhetetlen számomra az, hogy napi akárcsak 50-100 levél esetében is egy vezetőnek módja lenne azokkal érdemben foglalkozni. A második válasszal kapcsolatban megjegyeztem, hogy ez a probléma csak akkor létezhet, ha létezik központi iktatás. A központi érkeztetővel és expedícióval szemben az egyes szervezeti egységek és ügyfelek ilyen igénnyel nem élhetnek, a központi iktató legfeljebb csak arról tud tájékoztatást adni, hogy ő mely szervezeti egységhez továbbította az ügyiratot, de arról már nem, hogy az irat végülis hová került. A központi iktató révén legfeljebb csak azt lehet megállapítani,hogy létezett egy irat és az eltűnt. Ezért a sovány eredményért kár fenntartani egy külön apparátust. A legtöbb szervnél a központi irattárban végzik a központi iktatást és igy tulajdonképpen az irattárosi feladat ellátásától vonja el az időt, energiát ez a nélkülözhető munkafázis. A központi iktatás harmadik indokolásának megválaszolása igényelte részemről a legnagyobb tapintatot. Annak belátására kellett rávennem a vitapartnereket, hogy a jó iratkezelés nem cél, hanem eszköz az ügyintézés menetében, és hogy a főosztályok (osztályok) kezelői, ügyintézői is érdekeltek ebben, hogy az iratkezelés zavartalan legyen;nem szabad a felelősséget teljesen levenni a vállukról. Felmerül a kérdés, hogy az ilyen iktatást lehet-e egyáltalán iktatásnak tekinteni és e több szintű iktatásra szükség van-e? Ha az iktatás célja abban határozható meg, hogy általa az irat könnyen megtalálható legyen, lehetővé tegye az iratforgalom pontos számbavételét, a határidők betartását, segítse a szerv tevékenységének ellenőrzését, akkor a fenti kérdésekre adandó választ inkább tagadólag lehet megadni. Nagyon kevés helyen találkoztam decentralizált iktatással. Ezeknél is, a miniszteri utasításra hivatkozva a központi iktatást akarták bevezetni. Az iratkezelési fegyelem megszilárdítását csak a központi iktatás bevezetésével vélték megoldhatónak. Ilyen helyeken ehhez a levéltáros segítését és támogatását kérték, és kívánták megnyerni. Csodákozást és csalódást váltott ki az az általam nyilvántartott álláspont, hogy az iratkezelési

1 fegyelem nem csupán központi iktatás mellett valósitható meg, hanem az iratkezelők jobb szakmai felkészítésével, az iktatás és irattározás helyes módjának bevezetésével, ismertetésével, az ellenőrzés megszervezésével. A 30/1969. Korm.sz. rendelet tulajdonképpen csak az irattári terv elkészítését, az ügykörök szerinti irattározást irta elő kötelezően, és módot adott arra, hogy a szervek eddigi iktatási rendszerüket fenntartsák. A tárgyalások során - s igy gondolom a fentiekből is - kiderült azonban, hogy nemcsak az irattározás, hanem az iktatás bizonyos fokú megváltoztatására is szükség van. Egyes szerveknél, ahol ragaszkodtak a "központi iktatáshoz", kompromisszumos megoldásra kényszerültem. A központi iktatást központi érkeztetésnek igyekeztem minősíteni, átváltoztatni. Altalánosságban ilyen esetekben is megjegyeztem azonban - amennyiben az érvek nem segítettek -, hogy annyi felesleges munkát végeznek, amennyit akarnak, de valamilyen szinten a kormányrendelet követelményeit is jól végre kell hajtani. Az iktatási problémák mellett természetesen az irattári tervvel kapcsolatos ellenállás leküzdése jelentette a legnehezebb feladatot. Ez elsősorban abból következik,hogy a jelenlegi csoportositási, irattározási mód nagyon távol esik az uj követelményektől. Az, hogy az iratokat egyszerűen az iktatószámok sorrendjében helyezik irattárba, a legkisebb problémák közé tartozik. Meglehetősen általános gyakorlat az, hogy az intézkedést - kimenő levelet - 3-4 példányban készítik és ezt különböző szervezeti egységeknél, esetleg .különböző rendszerben irattározzák. Egyes iratokat irattipusok szerint irattároznak, formai sorozatokat képeznek, (kimenő levelezés, beérkező levelezés, felső szervektől érkezett levelek stb.). A legnagyobb probléma mégis azoknál a