Levéltári Szemle, 22. (1972)

Levéltári Szemle, 22. (1972) 1. szám - Réti László: Az Új Magyar Központi Levéltár / 5–19. o.

11 az irattári tervet nem mintának szánta, hanem mind jelzetelési, mind ügykörcsoportositási rendszerében be akarta vezetni a tárca egész területén. Ezt a területen uralkodó egyéb iratkezelési nehézségeket mérlegelve, sem minisztériumi, sem levéltári részről nem tartottuk célravezetőnek. Az egységes irattározás erőltetése csődbe juttathatta volna a helyes elképzeléseket is. Ilyen megoldás esetén nem lehetett volna figyelembe venni a szervek sajátos profilját, ügyköreit. Az egy ügykörben keletkező iratok mennyisége által diktált továbbtagolási lehetőségeknek is útját vágta volna az ilyen merev előirás. Hasonló módon zavarta volna a selejtezési szempontok differenciált érvényesitését is. Selejtezési témakörben hibája volt a tervezetnek az is, hogy a selejtezés lebonyolításának módját teljesen a 45/1958. Korm. sz. rendeletből vette át, figyelmen kivül hagyva az irattározás módjának megváltozásából adódott körülményeket. Nem vette figyelembe azt, hogy a jövőben lehetőség lesz egész tételek kiselejtezésére, és hogy a selejtezés tényének rögzitése is könnyebben történhet. Megkerülte a tervezet az ügyirat-kialakítás kérdésének szabályozását, bár, mint később kiderült, e téren az egyes szerveknél sok probléma van. Szerkesztési, tagolási és terminológiai szempontból is sok kifogás merült fel a tervezettel szemben. Érdeme volt azonban a tervezetnek az, hogy az irattári terv tényleges ügykörökre épült, és igy jó alapul szolgált a további munkálatokhoz, valamint az is, hogy a tételszámoknak az iratokra való rávezetését egyértelműen az érdemi ügyintézők kötelességévé tette. A tervezetet kijavítottuk és igy készült el a mintaszabályzat. A minisztérium ezt egyeztetés céljából a Művelődésügyi Minisztériumnak megküldte. Tájékoztató előadások A Művelődésügyi Minisztériummal történt egyeztetés, Ül. a mintaszabályzatnak a szervekhez történt megküldése után került sor a minisztériumban az iratkezelésért felelős vállalati vezetőiekéi, szervezőkkel és iratkezelőkkel folytatott konzultatív jellegű megbeszélésekre. A bevezető előadásban az osztályvezető kiemelt néhány olyan kérdést, amely az előzetes tájékozódás szerint általános problémát jelentett. Részletesen szólt az irat fogalmának meghatározásáról, arról, hogy nemcsak az ügyviteli iratok, hanem a tervrajzok, térképek, film-, hang, felvétel és a gépi adatfeldolgozás utján rögzített adatok is beleértendők ebbe. Szólt arról is, hogy ennek megfelelően az irattár fogalma is tágabban értelmezendő, tehát a rajz-, terv-, és okmánytárak is beletartoznak e kategóriába. Külön foglalkozott az irat meghatározásának olyan vonatkozásával, hogy nemcsak a szervhez érkező és onnan kimenő, hanem a szervnél keletkező belső ügyviteli anyag is iratnak tekintendő. Hangsúlyozta azt is, hogy nem szűkíthető le az irat fogalma olyan értelemben sem, hogy csak az iktatott iratok tekintendők iratnak, a többiek nem. A hozzászólások során a legnagyobb vitát, illetve a legtöbb kérdést a mintaszabályzat azon pontja váltotta ki, amely egyértelműen leszögezi, hogy a beérkező levélre adandó válaszlevelet nem szabad külön könyvben, vagy akár egy iktatókönyvben, de külön iktatószámon nyilvántartani. Jónéhány vállalat képviselője helytelenítette az iratkezelési kérdések ilyen központi szabályozását, és főleg az iratkezelési szabályzatok minisztériumi jóváhagyását. Ezek a gazdasági mechanizmusra, a vállalati önállóságra hivatkoztak, és elégségesnek tartották volna e kérdések vállalati szintű szabályozását. E probléma megválaszolásához a többi hozzászóló szolgáltatott jó érveket. Elmondták, hogy a központi irattár megvalósítása nem megoldható. Az iratok tárolása nedves pincékben történik, az iratok sorsával senki sem törődik. A selejtezéseket nem végzik el, illetve ezt a pincéket elöntő vizre bizzák. Mindez egyben válasz is volt a vállalati önállóság mellett kardoskodóknak, igazolta a központi szabályozás szükségességét. A hozzászólások során több nagy iratforgalmu szerv képviselője is állástfoglalt a központi iktatás fenntartása mellett. Nagy ellenállást és vitát váltott ki a mutatók vezetésének követelménye is. Többen a 9/1969. PM. számú rendelettel előirt bizonylati szabályzati renddel kívánták helyettesíteni az iratkezelési szabályzatot. Az emiitett rendelkezés a bizonylatok útját, megőrzési idejét rögzíti és ezt a szerveknek az irattári tervvel csupán összhangba kell hozniok.