Levéltári Szemle, 20. (1970)

Levéltári Szemle, 20. (1970) 2. szám - IRATTÁRI MUNKA - Szelei László: Gondolatok az iratkezelés szabályozásáról / 359–364. o.

Az elmélet próbája a gyakorlat. Probléma felvetésünk és megjegyzéseink alapját éppen azokba tapasztalatok adják, melyet iratkezelés-ellenőrzési munkánk során szereztünk. Az Akadémiai Levéltár működésének megkezdésétől /1964től/ fontos feladatának tartotta a gyűjtőkörébe tartozó intézmények irattárainak ellenőrzése mellett az intézmények iratkezelésének megismerését és "közvetett" ellenőrzését. A szokatlannak tűnő kifejezés levéltárunknak azt a tevékenységét jelzi, melyet a levéltárakról szóló korábbi levéltári törvény az 1950. évi 29. sz. tvr., illetve az állami szervek iratainak védelméről szóló 45/1958. /VII.30./ korm. sz. rendelet "szelleme" tett lehetővé. Nem elégedtünk meg ugyanis azzal, hogy csak a selejtezési eljárás során keressük fel az akadémiai intézményeket és igy ismerjük meg az egyes intézmények irattárait, hanem szükségesnek tartottunk közvetlen munkakapcsolaton alapuló együttműködést is kialakitani. Meggyőződésünk ugyanis, hogy mindaz a szellemi kincs, mely az MTA levéltárában gyűlik össze, tudománytörténeti, tudománypolitikai, tudományszervezési stb. szempontból pótolhatatlan. Annak érdekében, hogy a ma végzett munka iratanyaga a jövendő kor tudománytörténeti kutatói számára minél teljesebb, információ nyújtásban minél gazdagabb és rendezettebb legyen, már az irat, kép, hang, s egyéb dokumentum keletkezésének az időpontjában rendezett, átgondolt és tervszerű kezelést kivan. Az intézeti iratanyag az intézet működését tartalmazza, s amig azokra az ügyvitelben szükség van, addig közvetlenül szolgálja az intézet /természetesen minden szerv, de e gondolatok elsődlegesen az akadémiai kutatóintézetekre és kutatóhelyekre vonatkoznak/ tevékenységét, s ha jó az iratkezelés, akkor az segiti is az intézet vezetését az iratban levő információk biztonságos megőrzésével és gyors munkába adásával, illetve rendelkezésre bocsájtásával. Fő törekvésünk az volt, hogy levéltárunk gyűjtőkörébe tartozó közel 100 iratképző szerv közül iratkezelési tevékenységükkel kapcsolatos tapasztalatot szerezzünk valamenynyi akadémiai kutató intézetben /43 intézményben/. Célul tűztük ki a többi intézmény iratkezelésének megismerését is, de mivel ezek a szervek a kutató intézetektől működésük jellegéből következően könnyebben és jobban tipizálhatók voltak - például jóléti és szociális intézmények, társaságok, tanszéki kutatócsoportok stb. - ezért ezeken a helyeken a tipus megismerése érdekében elsősorban csak felmérő jellegű látogatást végeztünk. A továbbiakban az akadémiai kutatóintézetekben szerzett tapasztalatokat oly mértékben ismertetjük, amely mértékig az uj iratkezelési eljárás kidolgozása, illetve a megjegyzéseink felvetése szempontjából az szükséges. 360