Levéltári Szemle, 20. (1970)

Levéltári Szemle, 20. (1970) 2. szám - Sashegyi Oszkár: Az áttekintő raktári jegyzék / 262–273. o.

számát, fajtánként összegezve, és a törzsegység terjedelmét,* iratfolyóméterben kifejezve. A fenti adatok alatt következik a törzsegység általános ismertetése, folyamatos szöveg formájában gépelve. Az ismertetés alatt kezdődik a voltaképpeni jegyzék, oszlopos formában. A kivetített adatok a jegyzék megfelelő részei elé, a középre kerülnek. Ilyen formában közöljük a nagyobb tárgyi egységek /sorozatok/ cimeit, vagy, amennyiben az irattár fő tagolási egysége az év, a megfelelő évszámokat. Az oszlopos rész első függőleges rovatába /a lap bal szélére/ kerül a raktári szám, közvetlenül melléje, a második oszlopba, a raktári egység fajtájának rövidítése. A következő oszlop a legkisebb raktári egységek cimének /pontosabban: jelzetének és cimének/ közlésére szolgál. Ha egj raktári egység több tárgyi egységet tartalmaz /egészben vagy részben/, azok jelzetei és cimei egymás alá kerülnek. A következő oszlopba, a tárgyi egység cimének utolsó sorával egy vonalba, kerül a tárgyi egység kora /amennyiben a kor nem került, a sorozatcimekhez hasonlóan, kiemelten a jegyzék megfelelő része elé/. Végül az utolsó oszlopban közöljük a tárgyi egységnek a raktári egységben elhelyezett részét meghatározó levéltári jelzeteket /amennyiben a raktári egység nem tartalmazza a tárgyi egység teljes anyagát/. A jegyzék gépelésekor a papir bal szélén legalább 3 cm széles margót kell hagyni. A jegyzék minden egyes lapján, a papir jobb felső szélén, fel kell tüntetni a megfelelő törzsszámot. A jegyzéket a készítés kelte és a készítő neve zárja Vf.r.. A raktári jegyzék hasz

nálata 1• A nyilvántartásban Az áttekintő raktári jegyzék egy

9 készítője által sajátkezüleg aláirt, a levéltár pecsétjével és az igazgató aláírásával hitelesített példányát a megfelelő fonddossziéban kell elhelyezni. Ennek a példánynak - a levéltár anyagának központi nyilvántartásán kivül 7 az a rendeltetése', hogy a levéltári feldolgozó munka tervezésének alapjául szolgáljon. Bármilyen változás következik be a levéltári anyagban, annak állapotában, azt a nyilvántartásra szolgáló példányon jelezni, vagyis a jegyzéket megfelelően korrigálni kell. Az utólagos bejegyzések a jegyzék utolsó lapján a hitelesités alatt üresen maradt helyre kerülnek, azokat szükség esetén a hátlapon, vagy a jegyzékhez csatolandó pótlapon lehet folytatni. A javításokat a jegyzék megfelelő részén, a lap szélére kell irni. Az érvénytelenné vált adatokat tintával kell 269