Levéltári Szemle, 20. (1970)

Levéltári Szemle, 20. (1970) 2. szám - Sashegyi Oszkár: Az áttekintő raktári jegyzék / 262–273. o.

vagyis nem hatol mélyebbre a legkisebb raktári ill. tárgyi egységeknél: nem közli a legkisebb raktári egységeken "belüli fizikai egységek /pl. a csomókon belüli füzetek vagy kötegek/, ill. a legkisebb tárgyi egységeken belüli levéltári egységek /pl. a tételeken belüli ügyiratok/ egyedi adatait. A szintetikus módszer azt jelenti, hogy az áttekintő raktári jegyzék az egyes raktári, ill. tárgyi egységek adatait öszszefoglalóan, részletezés nélkül adja meg /pl. a tárgyi egységeknek csupán a cimét közli, s nem elemzi azok tartalmát/. Az áttekintő raktári jeg"zék azáltal, hogy a rakszámok rendjében haladva, egyenként közli az egyes raktári egységekben őrzött tárgyi egységek teljes cimét, korát és jelzeteit, a törzsegység raktári és levéltári tagolódásának konkordanciáját adja. A raktári egységek és a levéltári egységek konkordanciája azt jelenti, hogy sorra veszi egyrészt a törzsegységbe tartozó legkisebb raktári egységeket /köteteket, iratcsomókat, dobozokat, tékákat stb./, másrészt a törzsegység levéltári tagolódása /konspektusa/ szerinti tárgyi egységeket /fond- ill. állagrészeket, sorozatokat, tételeket stb./ és közli ezek egymáshoz viszonyitott adatait, vagyis azt, hogy az iratanyag külső /fizikai/ és belső /tartalmi/ tagolódása hogyan felel meg egymásnak. Ha tehát egy tárgyi egység több raktári egységet tölt meg, feltünteti, hogy az egyes raktári egységekben annak mely részei foglalnak helyet, ha viszont egy raktári egység több tárgyi egységet tartalmaz, e raktári egység tartalmát nem összefoglalóan, hanem legkisebb tárgyi egységenként közli. Végül az a körülmény, hogy az áttekintő raktári jegyzék a törzsegységbe tartozó tárgyi egységek teljes cimét, korát « és jelzetét közli, egyrészt azt jelenti, hogy nem elégszik meg a tárgyi egységek jelzetének közlésével /mint az egyszerű raktári jegyzék/, másrészt azt, hogy a levéltári jelzetrendszerben esetleg nem szereplő nagyobb tárgyi egységek cimét, korát és jelzetét is megadja. A fentiekből világos, hogy az áttekintő raktári jegyzék komplex levéltári segédlet, amely a biztonsági célokat szolgáló egyszerű raktári jegyzék és a tájékoztató célú konspektus összeolvasztásából jön létre. A komplexitásból kifolyólag, továbbá azért, mert nem egyszerű összeolvasztásról, hanem a konkordancia révén bizonyos tekintetben részletesebb kibontásról van szó, az áttekintő raktári jegyzék mind a nyilvántartást és kezelést, mind a tájékoztatást az előbb emiitett két segédletnél jobban szolgálja. II. Az áttekintő raktári jegyzék adatai Az áttekintő raktári jegyzékben foglalt adatok részben olyanok, amelyek magasabb szintű egységekre vonatkoznak, 263