Levéltári Szemle, 20. (1970)
Levéltári Szemle, 20. (1970) 1. szám - IRATTÁRI MUNKA - Szűcs László: Az iratkezelési szabályzatok készítéséről / 175–185. o.
IRATTÁRI MUNKA Szűcs László: A* iratkeselé&i asabályamt&k ké»»íté»érél A Néköztársaság Elnöki Tanácsának 1969. évi 27 • számú törvényerejű rendelete, a Magyar Forradalmi Munkás-Paraszt Kormány 30/1969. számú rendelete s az utóbbi mellékletét képező "Irányelvek az iratkezelés szabályozásához" alapot teremtett az egyes szervek modern iratkezelési rendszerének kialakításához. Ahhoz azonban, hogy ez a kivánt eredmény mindenütt megvalósulhasson, szükségesnek látszott néhány általános és gyakorlati kérdést közelebbről megvilágítani. Mindenekelőtt az a kérdés vár választ, hogy milyen követelményeket kell támasztanunk valamely iratkezelési rendszerrel szemben? A válasz csak az lehet, hogy az iratkezelési rendszernek 1/ elő kell segitenle az iratokban való gyors és pontos tájékozódást; 2/ jól kell szolgálnia az iratok biztonságos megőrzését; 3/ lehetőséget kell biztosítania - már csak az előbbi két követelmény érvényestilése érdekében is - a felesleges adatokat tartalmazó iratok könnyűszerrel való kiválasztására, kiselejtezésére. E követelmények közül kétségkivül a gyors és megbízható tájékozódásra irányuló igény a legfontosabb, hiszen ma már egyetlen egy - a fejlődéssel lépést tartani kivánó - szerv sem lehet meg dokumentáció s—* azaz memóriaközpont nélkül, s ennek az adott szerv által létrehozott iratanyag az egyik .legfontosabb része kell, hogy legyen. A gyors tájékozódásra irányuló igény kielégítése mellett azonban messzemenően ügyelni kell a másik két szempont érvényesitésére is, hiszen egyrészt csak biztonságosan megőrzött iratokban lehet jól tájékozódni, másrészt a korunkban létrejövő óriási mennyiségű iratanyag már tömegénél fogva is szinte lehetetlenné tenné a benne való tájékozódást, de nem is érdemes ennek az iratanyagnak egészét, hanem csak egy viszonylag kis hányadát megőrizni. A létrejövő óriási iratmennyiség túlnyomó részét ki kell tehát selejtezni s ezért ésszerű, ha az iratkezelési rendszer ennek a munkának az igényeire is figyelemmel van. 175
