Levéltári Szemle, 19. (1969)

Levéltári Szemle, 19. (1969) 3. szám - Bőhm Jakab: A magyarországi főhadparancsnokság iratai a Hadtörténelmi Levéltárban / 545–569. o.

- 552 másul vételre szolgáltak./29/ Ebben az időszakban vezették be a személytelen levelezést is, mivel a korábbi, személyekhez intézett levelezésbői igen sok bonyodalom keletkezett./^/ A belső

r lényegi változás mellett az iratok uj formajegyekkel is bővültek. Mind a beérkező, mind a kimenő iratokon változatlanul az első lap felső szélén található az irattári jelzet. A beérkező iratok beérkezésének időpontját a hátsó lap jobb felső sarkában tüntették fel, az iktatószám és a departamentum jele pedig a jobb alsó szélétől kb. 12 cm magasságban található. Ez alá irták az expediálás időpontját és a cimzett nevét. A kimenő iratok fogalmazványainak elülső lapja bal oldalán, felül szerepel a cim, alatta pedig a kiállítás helye és időpontja. A fogalmazványt - tisztázása előtt - a vezénylő tábornok kézjegyével látta el. Az aláirás alatt található annak a szessziónak a száma, amelyiken az ügyet intézték és az iktatószám. A sorrendet végül az expediáló neve zárja le. A fogalmazvány szövegét a lap jobb oldalára irták és a fogalmazvány készitőjenek nevével záródik. Az uj iratkezelési és irattározási szisztéma szerint az iratokat a megfelelő departamentumon történt iktatás után tárgyi szempontok alapján kezdetben 60, majd 1774-től 63 rovatba ~ rubrikába - sorolták. A rovatok tárgyi meghatározása a kezdeti bizonytalankodások után 1774~ben stabillá vált, és egészen 1802-ig - Károly főherceg reformjáig - változatlan maradt./3l/ A rovatokba beosztott iratok rovaton belüli elhelyezésének alapját kezdetben a kronológia képezte. Az iratokat elhelyezésük sorrendjében folyószámmal látták el. /Például: 1773-50-23/./32/ A tárgyi csoportositás az iratok használhatóságának és elhelyezésének valóban előnyös formája, azonban mivel az iratokat csak elintézésük után helyezték el, az ügyintézés útvesztőjében elkallódhattak, és az időrendet sem tudták minden esetben betartani. A legfőbb hátránya azonban az volt, hogy az egy ügyre vonatkozó iratok egymástól szétszakitva feküdtek. E fogyatékosságok kiküszöbölésére az udvari haditanács igyekezett a főhadparancsnokságokkal elfogadtatni és általánossá tenni az irattározásnak egy fejlettebb módszerét, amely abból állt, hogy a rovaton, mint nagy tárgyi egységen belül az azonos témáju

r vagy egj ügyre vonatkozó iratokat közös ügyszámmal látták el. Az egj ügyszámhoz besorolt iratok ezután - érkezésük sorrendjében - alszámot kaptak, amelyekkel az ügyszámot törték. Ennek az uj irattározási rendszernek az volt az előnye, hogy minden iratot, az ügy tisztázásához szükséges további iratok bevárása nélkül, el lehetett helyezni, továbbá, hogy az egy ügyre vagy témára vonatkozó aktákat szükség esetén nem kellett egyenként összeszedni

f hanem a fogalmazó pillanatok alatt kézhez kaphatta az előiratokat. Ter-