Levéltári Szemle, 18. (1968)

Levéltári Szemle, 18. (1968) 3. szám - AZ IRATTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Az iratkezelés új módszerei az NDK-ban / 749–755. o.

- 751 Az egységes irattári terv bevezetése a közigazgatásban több előnnyel jár. Mindenekelőtt az iratok jó rendbe kerülnek, az iratok gyors megtalálása révén sok időt lehet megtakarítani, az iratmegőrzés biztonsága fokozódik, az információs és dokumentációs munka megjavul és ezzel a közigazgatási munka és állami irányitó tevékenység hatékonyabbá válik. Mindezeket az előnyöket az NDK-ban a tanácsok jó része^felismerte. Vannak azonban járási tanácsok, amelyek az előirt irattári tervet még két év multán sem vezették be. Ezek arra hivatkoznak, hogy az irattári jelek alkalmazása sok időt igényel, hogy az irattári terv szerzői kevés gyakorlati tapasztalattal rendelkeztek és hogy a föléjük rendelt kerületi tanács egyes szakszervei sem alkalmaznak még irattári jeleket. Mindezek persze csak kibúvók, s azt mutatják, hogy a tanácsok irattári munkája /különösen a községekben/ meg ma sem kielégítő. Még rosszabb a helyzet a mezőgazdasági szerveknél,^ főképp a termelőszövetkezetekben. A járási tanácsok illetékes előadóira ezen a téren még sok feladat hárul./3/ Mindezek^ kezdeti nehézségek, a lényeg az, hogy a helyi tanácsok számára egységes irattári terv készült s elmondhatni,^hogy az a gyakorlatban bevált, bár még mutatkoznak nehézségek. Az iratkezelés gyakorlata A jó iratkezelést az irattári terv bevezetése egymagában még nem biztosit ja.. Az NDK állami Levéltári Igazgatósága éppen ezárt kiadott egy kézikönyvet az iratkezeléssel foglalkozók számára, amely sok hasznos javaslatot tartalmaz az iratok kezelésével, az irattári munkával kapcsolatban./4/ Egy másik kézikönyv a lipcsei "Igazgatásszervezési és Irodatechnikai Kutatóintézet" kiadásában jelent meg, a modern irattárak munkájáról és berendezéséről, az ott kikísérletezett eredmények alapján./5/ Az Intézet egy másik kiadványa az irattári tervek készítéséhez nyújt útmutatást./6/ Az irattárszervezés leglényegesebb kérdése a megválasztandó irattártipusra vonatkozik. Mint már bevezetőben utaltunk rá, az "igazgatási levéltárak" felállítása az NDKban nem pótolta az ott hiányzó központi irattárakat, hiszen az ügyintézésben szükséges iratokat továbbra is az osztályokon s az előadók szobáiban őrizték. Az NDK-ban ma sem irják elő kötelezően központi irattárak létesítését, hanem esetenként mérlegelik, mennyiben szükséges és gazdaságos az állami szervek többségénél létező osztályirattárakat és előadói irattárakat központi irattárral pótolni, ill. mennyiben mutatkozik célszerűnek a kétféle rendszer kombinációja. Mindenesetre figyelembe veszik azt a tényt, hogy a modern technikát ezen a területen nagyobb perspektívában csakis központosítással párhuzamosan lehet racionális módon alkalmazni.