Levéltári Szemle, 18. (1968)

Levéltári Szemle, 18. (1968) 3. szám - AZ IRATTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Szabó Ferenc–Bálint Ferenc: A tanácsok iratkezelése és irattárainak helyzete Békés megyében / 732–748. o.

- 742 Gyulai Városi Tanács YB A tanácsapparátusban osztott ügy iratkezelési rendszert alkalmaznak, s az osztályok irodakezelői önállóan végzik a kezelés és kézi irattár munkáját, emellett a gépirási feladatokat is ellátják. Az igazgatási osztály kezelője végzi a központi postaelosztást, a posta továbbitását, kezeli az osztály kézi irattárát és a központi irattárat. Az osztályok az ügyiratok nyilvántartását számkereten belül végzik, a kezelési munkát az igazgatási osztály vezetője éves munkatervében beütemezett időpontban ellenőrzi. A kezelési munka igen jó, és előirásos, a kézi irattárakban lévő iratanyag csomózása levéltári szempontból is megfelelő. Az osztályok 2 évnél régebbi iratanyagát rendszeresen átveszik az osztályoktól és á tételes, a hiányzó iratok felsorolását is tartalmazó jegyzőkönyveket folyamatosan megküldik a Levéltárnak. Az un. különkezelt iratok: gyámügyek, anyakönyvi alapbejegyzések, szabálysértések iratait külön kezelik és külön helyiságben irattározzák. A tanácsapparátus 1968. évi I. félévi összes ügyforgalma, az emiitett különkezelásü iratok kivételével'- 12.884 fő-, illetve alapszámu ügyirat. Az irattár kezelésé nagy munkát jelent a megbizott dolgozónak, mert egyedül kell végeznie azt a munkát, amit a régi városi igazgatásban az irattáros és 2 beosztottja végzett. Ennek ellenére kezelési munkája igen jó, de az irattár rendszeres és folyamatos selejtezését már nem tudja elvégezni. A megyei tanács YB igazgatási osztálya a f.ávi tételes vizsgálata alkalmával az irattárat is ellenőrizte, annak rendját jónak találta, amivel a levéltári megállapítás is egyezik. Az iratselejtezést az 1966.évben külső /nyugdíjas/ munkaerőkkel végeztették el, - de ez a megoldás az igazgatási osztály vezetőjének véleménye szerint is csak szükségszerű lehet, mert a folyamatos irattárkezelés /ügyiratok szerelése, előirásos raktározás, rendszeres selejtezés/ csak főfoglalkozású irattáros beállitása utján volna lehetséges. Indokolja ezt a 25 ezer lakosú város nagy ügyforgalma és a 67 fő ügyintéző dolgozó, akiknek munkáját nagyban megkönnyítené a jó és pontos irattári munka. 3első bérgazdálkodás utján nem lehetséges irattáros beállitása és a folyamatos selejtezés sem oldható meg pénzügyi fedezet hiányában. Ellenőrzésünk alkalmával megállapítottuk, hogy az igazgatási osztály - lehetőségeihez képest - mindent megtett az iratok előirásos kezelése és megóvása érdekében.