Levéltári Szemle, 18. (1968)

Levéltári Szemle, 18. (1968) 2. szám - Dancs Istvánné: A csoportszámos iratkezelés néhány problémája / 304–313. o.

- 305 tént arra vonatkozólag, hogy tematikus iratkezelést honosítsanak meg, ezek a kisérletek majdcsak mindig kudarccal végződtek* (2) A felszabadulás után az első komolyabb iratkezelési reform a Botár Olivér által kidolgozott un. közigazgatási számrendszerű iktatás bevezetése volt* Botár Olivér 35QO tárgyi egységbe foglalta az összes általa elképzelt ügyeket, ezeket az ügycsoportokat számokkal látta el és decimálás alapiján tovább bontotta.,így az államigazgatás minden ügyét négyjegyű számmal kifejezhető rendszerbe foglalta* Székhez a számokhoz csatlakoztak azután az egyes akták számai* Célja szintén az ügyintézés meggyorsitááa volt, melyet Botár Olivér igy fogalmazott meg: "A vonatkozó joganyag közlése remélhetőleg sokszázezer munkaóra megtakarítását fogja lehetővé tenni."(3) A szóbanforgó rendszert a 69/1948. sz* minisztertanácsi határozat elvben elfogadta és a jogszabályok megjelölésére kötelezővé tette* (4) Országos bevezetésére a 341/1949 M? határozat alapján került sor* (5) Hogy Botár Olivér nagy reménye^ ket fűzött az általa kidolgozott, iktatási rendszerhez, mutatja az alábbi megjegyzése: "nincs a magyar közigazgatásnak olyan ága, melyet e gyűjtemény ne tárna fel, melynek fontosabb alapvető ügyeit, ügyköreit,.hivatalait, hatóságait és fontosabb ismétlődő rendszeres tevékenységeit szabatos logikai sorrendben ne ismertetné, meg ne világítaná és hozzáférhetővé ne tenné*" (6) Ma már aS-onban világos, hogy a valóság mindig bonyolultabb bármilyen logikusan felépített sémánál* A Botár-féle rendsaer továbbfejlesztéseként jelent meg 1951-ben a 178/1951 MT sz. rendelet, .mély az un* csoportszámos iratkezelést léptette életbe Magyarországon*, E rendelet értelmében a csoportszámos iratkezelés bevezetése , a polgári és katonai bíróságok kivételével az egész ország , területére kötélező.érvényű volt és 1952 januárjában a hi\ vatalok* intézmények ennek alapján kezdték el iratkezelési munkájukat. A csoportszámos iratkezelés elvi alapjait a Nép-* gazdasági Tanács 4Q2/1950 sz* határozatában megadott szempontok alapján az Állam és Jogtudományi Intézet dolgozta ki* A kidolgozott iratkezelési rendszer lényegbe az iratok előre megadott decimális rendszer szerinti tematikus csoportosítása volt. A 10 főcsoport közül az.. 1, 2, 3 számmal ^ jelzett főcsoportok a szervezéssel, működéssel és pénzügyi kérdésekkel kapcsolatos ügyköröket fogta át. A 4-O-ig terjedő főcsoportok csoportszámai szákigazgatási feladatokat, ügyköröket jelöltek meg* Ezek a tárgykörök tehát nem minden szervnél, vagy nem azonos mennyiségű iratanyaggal jelentkeztek*..A rendelet értelmében a további bontás szükségességét a keletkezett iratanyag mennyisége határozza meg (csoportok, alcsoportok , st b . )