Levéltári Szemle, 18. (1968)
Levéltári Szemle, 18. (1968) 1. szám - FIGYELŐ - Iványi Emma: Angol iratkezelési szabályzatok, 1962, 1964 / 235–246. o.
- 238 lenőrzés esetleg öt évnél hamarabb* Az ezzel együttjáró selejtezés ugyanis megszabadítja a hivatalokat fölösleges irataik terhétől. De előfordulhat, hogy az első ellenőrzést öt évnél később tartják. . Külön intézkedik a szabályzat a "filé"-oknak nevezett, elsősorban tárgyi, de alkalmilag egyéb szempontból is együtt tartott - sokszor egybe is ragasztott vagy varrt - irategységek, sorozatok ellenőrzéséről* (8).Általában az a kívánalom, hogy az első-ellenőrzés időpontját az illető fiiénak a hivatalban való megnyitásától kezdve számítsák s ma^ gát az ellenőrzést a megnyitástól számított 6r7 'éven belül hajtsák végre* Azt, hogy az egyes file*-ok mikor kerüljenek ellenőrzésre* a lehető leggyorsabb módszerrel kell meghatá-^ rozni*.Az első ellenőrzés keltét, mint láttuk, a hivatali ügymenetből való-kikerülés, félrététel idejétől számítják; ezért célszerű a file-okat félretételük kelte szerint, időrendben tárolni.Előfordulhat azonban az is s hogy a filé beiktatásának kelte irányadó; ilyen esetekben ez a kelet az időrendi tárolás alapja.. Az iratok ellenőrzését meggyorsítja a helyes címadás* A file-ok címe pontosan tükrözze a bennük levő ira- ; tok tartalmát* A hivatali felügyelő ne tűrje, hogy az iktatókönyvekben rossz vagy elégtelen cimek legyenek.- S .ha már sikerült javulást elérni a cimek egyöntetűsége terén, folyton ellenőrizze, nincs-e visszaesés* Természetesen néha az is -előfordul, hogy a cimek az ügymenet változása miatt nem adnak megfelelő útbaigazítást* Ezért hasznos*'ha az ügymenetből már kikerült file-okról rögtön megállapítják, lesz*-e még rájuk szüksége a hivatalnak, s ha nem, az első ellenőrzésnél automatikusan kiselejtezendők; igy nem kell cimük alapján elemezni, selejtezhetők-e vagy sem. Nem célszerű, ha a filé túlságosan hosszú életű. Arra kell törekedni, hogy lehetőleg minden filé kiessen az ügymenetben való használatból öt év alatt s éretté váljék az első ellenőrzésre* Az első ellenőrzés után a filé lezárandó-s az-ugyanazon tárgyra vonatkozó iratokat uj file-ba kell tenni, amely uj számot is kap* Régi file-okat későbbi 'kelettel ujraiktatni szigorúan tilos*,Jó, ha a hivatalban soronkivüli ellenőrzéseket is tartanak, nem.maradt-e az első ellenőrzés alkalmánál fölöslegesen sok irat a file-ban. Ez ugyanis megnehezíti a második ellenőrzést, amikor már a történeti értékű iratok különválasztása a cél* A.soronkivüli ellenőrzés azt is megmutatja,-ha első-alkalommal a kelleténél többet selejteztek • ki., Éze- •• ket a soronkivüli vizsgálatokat a hivatalok a levéltári felügyelővel együttműködve végezzék.
