Levéltári Szemle, 17. (1967)
Levéltári Szemle, 17. (1967) 3. szám - AZ IRATTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Rebrus József: A Művelődésügyi Minisztérium ügyiratkezelése / 880–882. o.
- 881 ben. 194-9-ben vezettük be a közigazgatási számrendszeren alapuló iratnyilvántartást. A közigazgatási számrendszert 1952-ben a csoportszámos iktatási rendszer váltotta fel. 1958-ban újból visszatértünk a sorszámos iktatási rendszerre, s ez időtol a mai napig ebben az iktatási rendszerben dolgoztunk. Minden évben felhasználjuk az elmúlt év tapasztalatait, hogy iratkezelésünk minél egyszerűbb, biztonságosabb és tökéletesebb legyen. Az eddigi tapasztalatok azt mutatják, hogy a felsorolt iktatási rendszerek közül a jelenlegi látszik a legegyszerűbbnek és legcélszerűbbnek. A Művelődésügyi Minisztériumban az iratkezelést az Ügykezelési Csoport végzi. Az ügykezelés feladata az ügyiratok átvétele, iktatása, mutatózása, postára adása, kézbesítése és az elintézett ügyiratok irattári gondozása. Az Ügykezelési Csoport központi irányitóra, emeleti irodákra és központi irattárra tagolódik. Az irányitó továbbítja a minisztériumba érkező és a minisztériumból kimenő küldeményeket. A beérkező küldeményeket az egyes emeleti irodáknak, a kimenőket a postának adja át vagy kézbesiti. A csoport az ügyfelek részére tájékoztatást ad arról, hogy ügyüket a minisztérium melyik szervezeti egységé intézi. Az emeleti irodák ellátják az emeleteken lévő főosztályok, osztályok összes ügykezeléssel kapcsolatos teendőit. Kezelik a főosztályok, osztályok utolsó három éves iratanyagát. A központi irattárban tároljuk és kezeljük az 194-5-196Í?. évben keletkezett iratokat. A Minisztériumi Titkárság által engedélyezett kutatásokhoz az iratokat előkészitjük. Az emeleti irodák számsoros iktatási rendszerben iktatnak. Minden évben - a szükséghez mérten - főosztályokra, osztályokra, vagy csoportokra számkeretet állapitunk meg;. A számkeret elosztásáról és felhasználásáról tervet készítünk. A naptári év alatt érkezett iratok iktatószámát a szervezeti egységnek adott számkeret legkisebb számával kell kezdeni és az év végéig megs zakitatlaan?jjjffigpm$áben ke£l folytatni. Az ügyiratok iktatására 10 ivenként összefűzött, előre leszámozott iktatólapokat használunk, ezeket a naptári év végén le zárjuk és beköttetjük. Az iktatott ügyirathoz, ha abban az ügy előiratára hivatkozás történik, az előiratokat mindén esetben csatoljuk. Az ügyiratok csatolása vevényen történik. Feljegyzéshez vagy be nem iktatott iratokhoz iktatott ügyiratokat nem csatolunk. Minden iktatókönyvhöz külön mutatókönyvet vezetünk. A mutatókönyveket a szükséghez mérten abc sorrendben s név, hely és tárgy rovatokra bontjuk. Minden naptári év első napján uj mutatókönyveket nyitunk.
