Levéltári Szemle, 17. (1967)
Levéltári Szemle, 17. (1967) 3. szám - A KÜLFÖLD LEVÉLTÁRÜGYE - MAGYAR LEVÉLTÁROSOK KÜLFÖLDÖN - Schmidt Ádámné: Állami levéltárak Ghánában / 853–870. o.
-r £65 ratátvétel is, amelynek módját az 1958. évi végrehajtási utasitás Írja elő. Ez az utasitás mindenekelőtt megtiltja, hogy bárki is megsemmisitsen, megrongáljon vagy helyéről elmozdítson jogi, pénzügyi vagy történeti értékű iratokat.. Előirja, hogy minden közhivatal, kormányhivatal vagy annak részlege /osztálya/, ha működését befejezte és iratait hivatalos célra már nem használják, valamint minden vizsgálóbizottság ill. egyéb speciális hivatalos célból alakitott testület funkciójának bevégeztével köteles 15 évnél régebbi iratairól 3 jegyzéket felfektetni. A kiállitandó iratjegyzékek az alábbiak: "A M jegyzék az iratképző szerv által megsemmisítésre javasolt, M B W -"- -"- -"- - - ideiglenesen megőrzésre javasolt /a megőrzés időtartamával/ "C" ,f- -"- M- -"- tartós levéltári megőrzésre javasolt iratokról. A végrehajtási utasításban előirt H I> W jegyzéket a levéltárban készítik az átvett iratokról. Az "A", "B" és "C" jegyzékek másodpéldányait a vezető levéltároshoz kell eljuttatni, aki azokat az állandó levéltári bizottság elé terjeszti. A bizottság üléseire meghívható az iratképző szerv egy képviselője is. A bizottság tagjai az eléjük terjesztett iratjegyzékeket és javaslatokat megvizsgálva döntést hoznak és a döntés másolatát az iratképző szervnek megkUldik^/lA-/ A kiselejtezendő iratokat az iratképző szerv semmisiti meg /rendszerint elégeti/ és a megsemmisített iratok jegyzékének másolati példányát megküldi a vezető levéltárosnak. Ha a bizottság iratok ideiglenes vagy állandó megőrzését rendeli el, az iratképző szerv irattára köteles azokat biztonságos őrizetben tartani az állami levéltárba való átadásig, illetve a megőrzési határidő lejártával az előirt módon köteles 7 azokat megsemmisíteni. Ha az iratképző szerv az őrzési határidő lejártakor ugy látja, hogy az iratok további megőrzése indokolt lenne, akkor erre vonatkozó javaslatát újból az állandó levéltári bizottság elé terjeszti. Az állandó megőrzésre kijelölt iratokat a döntés keltének időpontjától számított 2.5 év múlva az iratképző szerv újból átvizsgálja és ha indokoltnak tartja az eredeti döntés megváltoztatását /vagyis ugy látja, hogy az iratok mégsem érdemesek tartós megőrzésre/, akkor ilyen értelmű uj javaslatot terjeszt elő. Ha az állandó levéltári bizottság iratok tartós levéltári őrizetbe adását rendeli el, akkor az iratképző szerv köteles azokat a vezető levéltáros direktíváinak megfelelően átadni. Erre az esetre a végrehajtási utasitás előirja az. iratátadási jegyzék formáját, valamint az átvevő levéltáros teendőit és elrendeli, hogy a levéltári őrizetbe átvett iratok a vehető levéltáros Írásbeli engedélye nélkül csak a kutatóteremben való használatra emelhetők ki. Ha a levéltári őrizetbe adott iratok sorozatot alkotnak, későbbi sorozatok csak a korábbiak átvétele után szállíthatók a levéltárba.. Titkos irattárak iratai fentiek alól kivételt képeznek abban az esetben, ha az iratképző szerv megítélése szerint az iratok selejtezése vagy átszállítása az állami levéltárba ellentétben áll a közérdekkel. Iratok megsemmisítése vagy az állami levéltárba szállítása csak a felelős miniszter írásbeli utasítására történhet.
