Levéltári Szemle, 17. (1967)

Levéltári Szemle, 17. (1967) 3. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Simonffy Emil: A mezőgazdasági termelőszövetkezetek iratai: beszámoló a Zalaegerszegi Állami Levéltár tapasztalatairól / 631–652. o.

- 650 adásokat, termelési terveket, közgyűlési és vezetőségi ülési jegyzőkönyveket, A szövetkezetek ezeket az iratféleségeket keletkezésüktől kezdve külön kezeljék. 2. Néhány kijelölt szövetkezettől - a mintairattáraktól - vegyük át az egész iratanyagot, természetesen a durva selejtezéssel kiválogatható és kidobható iratok nélkül. Itt törekedni kell arra, hogy a szövetkezet már eredetileg ugy kezelje az iratokat:, hogy az iratátvétel és a selejtezés ne jelentsen többletmunkát. Területi szövetségenként legfeljebb két-három szövetkezetet kellene kijelölni, a mezőgazdasági osztállyal és a szövetséggel folytatott megbeszélés alapján az átlagos viszonyokat legjobban reprezentálókat* Ezen felül még számba kellene venni a speciális jellegű szövetkeze*. tekét: például ha a kertészet jelenti a fő üzemágat, vagy különleges szőlőtermelést folytat. Ezeket a szövetkezeteket a levéltár rendszeresen látogatná, iratkezelésüket ellenőrizné és az iratokat öt évenként átvenné. 3. A többi szövetkezet az 1. pontban felsorolt iratok kivételével, ügykezelésében már nem szükséges egyéb iratokat a megőrzési idő léjárta után selejtezhetné. A megőrzési időt - a szövetkezetek helyhiánya miatt - a pénzügyi felelősség figyelembevételével megállapítható legrövidebb időben kellene megállapítani, és egy igen egyszerű selejtezési ügykörjegyzéket késziteni. Ezeket a szövetkezeteket a levéltár csak az 1. pontban felsorolt iratok szempontjából alkalomszerűen ellenőrizné. A zárszámadások, termelési tervek, közgyűlési és vezetőségi ülési jegyzőkönyvek a falu életének olyan fontos dokumentumai, hogy feltétlenül megőrzésre szorulnak. Amikor nem vitatható az, hogy a községi tanácsok és végrehajtó bizottságaik jegyzőkönyveit meg kell őriznünk,, akkor szerintünk nem vitatható, hogy a parasztságunk egészét átfogó mezőgazdasági termelőszövetkezetek legfontosabb iratait is meg kell őriznünk, amelyek'fő vonalaikban egyúttal tükrözik is a szövetkezet egész gazdálkodását. Ezeket annyira fontosnak tartjuk, hogy a több oldalról történő biztonsági begyűjtéstől sem kell visszariadnunk. Zárszámadásokat a levéltár a Magyar Nemzeti Bank fiókjától és a járási tanács VB mezőgazdasági osztályától is vesz át, az utóbbitól ezen felül még a termelési terveket és a közgyűlési jegyzőkönyveket is begyüjtheti. A Magyar Nemzeti Bank viszonylatában az a tapasztalatunk, hogy a zárszámadásokat nem mindig adják át hiánytalanul. A szövetkezetek számának állandó változása miatt ezt ellenőrizni, a valamilyen oknál fogva