Levéltári Szemle, 17. (1967)

Levéltári Szemle, 17. (1967) 3. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Oltvai Ferenc: A községek iratainak levéltári feldolgozása / 607–631. o.

- 627 V. Jelzetelés A fondcsoport római száma és a fond arab számos jele együttesen alkotja a fond egyszer és mindenkorra rögzitett megváltozhatatlan törzsszámát. Az Alapelvek az iratanyag levéltári feldolgozásához c. utasítás szerint e számot a fond minden raktári egységére rá kell vezetni /20. óid. 13. pont/. A jelzetelés. követi a rendezést és annak tükörképe, kifejezője. Célja, hogy a raktári egységeket biztonságosan lehessen a nyilvántartáson keresztül megőrizni, ellenőrizni. Minden raktári egységre rákerül a fond törzsszáma. Majd utána a periódust kifejező ABCD betűk valamelyike és a raktári egység helyét jelző sorszám, éspedig: A 1848 B 1849 - 1871 C 1872 - 19A4 D 1945 - 1950 A sorszám periódusonként újból, azaz legyei kezdődik. Ennek a jelzetelésnek előnye az* hogy ha ujabb raktári egység kerül elő, ugy azt ^legalább a periódushoz lehet helyezni és ott lehet nyilvántartani. A periódusokat kifejező ABCD betűk állandóak/ azaz ha pl. csak az'1872*1944 időszakról van irat, ugy a raktári egységre a C betűt irjuk. Ezzel is biztositjuk a később, az egyéb periódusokból előkerült iratok besorolásának lehetőségét. A jelzetelésben nem-óhajiguk a rendező kezét szigorúan megkötni, épp ezért, ha ugy itéli meg, hogy több irat már nem kerülhet elő egyik periódusból sem, ugy a raktári egységeket 1-től X-ig láthatja el sorszámmal az egész fondon keresztül. Bizonyos, hogy egy többszáz raktári egységből álló fondot, amelynek anyaga azonkivül még több korszakból is való, ajánlatosabb periódusonként ujbók kezdődő sorszámozással ellátni. A rendező megitélésére bizzuk, hogy anyaga terjedelméhez és differenciáltságához szabja azt a jelezetelési módot, amellyel a legjobban tudja biztositani a raktári egységek feltalálhatóságát és őrzési biztonságát. s Jegyzetek A tanulmányhoz, illetőleg a felállítási sémához - amelyet a Módszertani Kollégium rendezési bizottsága előzetesen megvitatott és elvileg jóváhagyott - a Szemle szerkesztőjének felkérésére Kanyar József, Komoróczy György és Lakatos Ernő levéltári igazgatók fűztek