Levéltári Szemle, 17. (1967)

Levéltári Szemle, 17. (1967) 2. szám - FIGYELŐ - Linke, Horst–Rohrmann, Joachim: Az iratkezelés megjavítása a helyi tanácsok részére kiadott új egységes irattári tervek bevezetésével: Archivmitteilungen, 1965. 1. / 542–555. o.

- 551 l.önbözS, de egy-egy feladat megoldásában együttműködő szervek tevékenységében jelentkezik, az irattári terv is megfelelően tükrözi. így például - annak megfelelően, hogy az irattári tervek a helyi tanácsok feladatainak tagolódásához igazodnak - a tanácstagok számára a feladatkörük elvi ügyeivel kapcsolatos iratanyag összefogására nincsenek, külön fenntartott tételszámok. így itt ők is ugyanazokat a tárgyfogalmakat és tételszámokat használják, mint maga az ügyintéző szerv, mely a feladatokat részletekbe menően végrehajtja. Az emiitett példánál máradva a kereskedelem és közellátás ügyeivel foglalkozó elnökhelyettes azoknak az iratanyagoknak az elhelyezésére, melyek nála a "komplex közellátási tervek" elvi kérdéseivel kapcsolatosan keletkeznek, ugyanazt a 65 11 00 tételszámot fogja használni, mint az ügyintéző szerv,, A tanácstagoknak ezért csak módjával szabad élniök azzal a lehetőséggel, hogy a közellátásügy egyes kérdéseivel kapcsolatosan keletkezett iratanyagot általuk külön vezetett aktákba sorolják. Az irattári tervek egyik alapvető követelménye, hogy a felépítésükben előrelátó átgondoltság érvényesüljön. Még abban az esetben is, ha az egyes aktaképző szervek /szakszervek/ feladatköre kie^égitően Ismeretes, szükség van néhány olyan tárgyfogalom kialakítására és tárgycsoportokba való besorolására, melyekkel kapcsolatosán várható, hogy a munka folyamán odatartozó iratanyag fog keletkezni. A55 uj irattári tervek ezt a szempontot is figyelembe veszik: egy sor olyan tárgyfogalmat tartalmaznak, melyek alá besorolható iratanyag jelenleg még nem termelődik, mivel azok a feladatok,, melyeknek végrehajtása igényelni fogja a tervbevett akták kialakítását, még nem kerültek megvalósításra. E tárgyfogalmak számára természetesen csak akkor kell irattartókat /iratrendezőket, iratfüzőket, stb./ biztosítani, ha a megoldandó feladatok végrehajtásával kapcsolatosan már je lentkeznek a megfelelő iratok és előzmények. Egyáltalán az egyes tételszámokkal /tárgyfogaImákkal / kapcsolatosan csak akkor kell irattartókról gondoskodni, ha már van Idevágó iratanyag, melyet le kell rakni. Az Irattári tervek nem adnak minden főcsoport és tárgycsoport esetében az utolsó lépcsőfokig, a tárgyfogalmakig terjedő tagolást; a kerületi, járási, járási jogú városi és városi kerületi tanácsok irattári terveiben például ilyen tárgycsoportok a 40 10-től a 40 50~ig terjedő tételszámok /"iparügyek"/, valamint az 50 25, 50 30 és az 50 50-től az 50 70-ig terjedő tételszámok /"mezőgazdasági ügyek"/. Ennek oka elsősorban abban keresendő, hogy a kellő előrelátással kialakított irattári terv készítése során még nem voltak részletekbe menően felmérhetők azok a változások, melyek az uj gazdaságira--. • nyitási rendszer nyomán a helyi tanácsok feladatkörében jelentkeztek. Ha majd megindul azoknak az iratanyagoknak a keletkezése, melyek ezekbe a tárgycsoportokba sorolhatottugy azok első ütemben a vonatkozó tárgycsoport jelzete alatt kerülnek összegyűjtésre, és