Levéltári Szemle, 17. (1967)

Levéltári Szemle, 17. (1967) 2. szám - FIGYELŐ - Linke, Horst–Rohrmann, Joachim: Az iratkezelés megjavítása a helyi tanácsok részére kiadott új egységes irattári tervek bevezetésével: Archivmitteilungen, 1965. 1. / 542–555. o.

- 5^7 absztraháltan meghatározott ügyre /tárgyra/ vonatkozó valamennyi iratot egy tárgyfogalom alatt, egy aktába kell besorolni és ott kell lerakni. R ii^gyi-^logikai rendszer messzemenően biztosítja az iratanyag átfogó hasznosítását a gyakorlati igazgatási munkában és az iratképző szervek sokoldalú informálásában. Az iratanyag e tárgyi rendszere - mutatnak rá a szerzők - az egyes tárgyfogalmakon belül alfabetikus rendszerrel kombinálható, gondolhatunk itt például a körzetek, települések, üzemek, vagy éppen a személynevek szerinti csoportosításra. így lehetővé válik a tárgyfogalmak további alcsoportokba való tárolása, ami egyes iratanyagok esetében a jobb áttekintés szempontjából kiváltképp hasznos.Példaként emiitik a szerzők a 4-2 10 13 tételszámú "üzemi bérügyek" tárgyfogalom alá tartozó és az egyes üzemeket speciálisan érintő iratokat és előzményeket, melyeket célszerű a tárgyfogalmon belül az egyes üzemek neve szerin tagoltan lerakni. Eszerint az emiitett tárgyfogalom alatt az irattartóban először az üzemi bérügyekkel kapcsolatos általános és elvi jellegű iratanyagok kerülnek lerakásra, majd ehhez csatlakozva - az üzemek neve szerint /A-tól Zig/ választólapokkal elhatároltan - a speciális iratok és előzmények. Ugyanezt az eljárást lehet alkalmazni a 71 10 tételszámú "általános szociális gondozás" tárgycsoportba tartozó tárgyfogalmak esetében is; itt az egyes tárgyi rendben csoportosított aktákat /tárgyfogalmakat/ a gondozott személyek neve szerint lehet tovább tagolni. Hogy a káderügyekkel kapcsolatos iratokat" minaen esetben az illető személyek neve szerint célszerű rendezni, - nem szorul bizonyításra. Az irattári tervek mind az említett, mind a különböző igényekhez adaptált, egyéb csoportkombinációs lehetőségeket egyaránt figyelembe veszik, biztosítva a helyi tanácsok szakszervei számára a gyakorlati munka szükségleteiben minél célszerűbben igazodó tárgyi aktaképzést. A szerzők a következőkben azokkal a speciális iratokkal foglalkoznak, melyek tartalmilag gyakran különböző ügyekkel kapcsolatosak, miériis gyakorlati okokból nem lenne célszerű azokat egy meghatározott-' tátgyfogalom alatt lerakni. Ilyen iratok például a népképviselet és a tanács javaslatai /00 00 05, illetve 00 00 10 tételszám/ ugyanezen szervek határozatai /00 00 06, illetve 00 00 11 tételszám/, munkatervek és beszámolók /00 01 20 és 00 01 21 tételszám/, munkaés egyéb megbeszélések jegyzőkönyvei /OQ 01 30 - 00 01 32 tételszámok/, beadványok /00 03 00 - 00 03 01 tételszámok/, stb. Ezeket az iratokat - tekintettel tartalmi tobbrétüségükre, iratfajták szerint kialakított speciális tárgyi aktákba kell kronologikusan vagy numerikusan együvé sorolni az irattári terv megfelelő tételszáma alatt. Tekintetbe véve az emiitett iratok tárgyi-tartalmi gazdagsága^ a feldolgozás és a tájékozódás megkönnyítésére időnként gondoskodni