Levéltári Szemle, 17. (1967)

Levéltári Szemle, 17. (1967) 2. szám - FIGYELŐ - Linke, Horst–Rohrmann, Joachim: Az iratkezelés megjavítása a helyi tanácsok részére kiadott új egységes irattári tervek bevezetésével: Archivmitteilungen, 1965. 1. / 542–555. o.

- 543 dokumentációnak. A munkaeredmények rö'gzitése manapság még túlnyomórészt írásban és papíron történik, s igy azoknak a különböző törekvéseknek, melyek az egyre növekvő "papíráradatnak" gátat akarnak vetni, kétségkivül komoly figyelmet kell szentelni. Ugyanakkor azonban - mutatnak rá a',:szerzők - elengedhetetlenül szükségszerűi hogy bizonyos terjedelemben írásbeli feljegyzések készüljenek* illetye hogy bizonyos ügyek kapcsán iratváltás, levelezés alakuljon ki. Az igy keletkező iratanyag tájékoztatást ad az állami szervek tevékenységéről és dokumentálja a foganatosított intézkedéseket, ugyanakkor információs forrás, majdan pedig a szocialista korszak egyik legfontosabb történeti forrásanyaga lesz. Hogy azonban, a létrejött, illetve folyamatosan termelődő iratanyagot a gyakorlati igazgatási munkában, valamint a tudományos kutatásban rendszeresen fel lehessen használni, gondoskodni kell annak szisztematikus rendezéséről, szakszerű kezeléséről, célszerű és biztonságos megőrzéséről. Csupén a feltételek következetes érvényesítése teszi lehetővé, hogy az adott iratanyaggal gyümölcsözően lehessen dolgozni. Ezzel egyszersmind racionálisabbá válik az igazgatás, és egyre jobban megfelel a Párt és a kormány ama igényeinek, hogy az állami szervek igazgatási munkája a legmodernebb szerkezeti modell és munkaszervezés, valamint az élenjáró tudományos és technikái módszerek alkalmazásával minél egyszerűbbé, jobbá és olcsóbbá váljék. A szabályszerű iratkezelés előfeltétele - hangsúlyozzák a szerzők — az iratok megfelelő elhelyezése és szisztematikus rendezése. Ez utóbbinak nélkülözhetetlen segédeszköze az irattári terv. A szerzők véleménye szerint az irattári tervek alkalmazása az igazgatási gyakorlat eddigi tapasztalatai alapján hasznosnak bizonyult. Az irattári terv ugyanis biztosítja az iratok perspektivikusan kialakított, rögzített tárgyfogalmak szerinti jelzetelését, rendezését és megőrzését, egyszersmind hasznos útmutatóul szolgál a munka során szükségessé váló információk felkutatásához. Az irattári tervek igy rendkívül fontosak, s bárha jelentőségüket ma még sok tekintetben lebecsülik, tényként fogadható el, hogy jó iratkezelés nincs jó irattári terv nélkül. ./.-.. Az NDK helyi tanácsai számára 1956-ban adtak ki először egységes irattári terveket, melyeknek tagolódása a tanácsok akkori szervezeti felépítéséhez igazodott, s ezzel a helyi szervek eladdig elért /és struktúrájukban tükröződő/ fejlődési szintje messzemenő rögzítést nyert az irattári tervek szerkezetében. Ez irattári terveket értékelve a szerzők megállapítják, hogy kibocsátásuk kétségkivül hézagpótló volt. Az akkori helyi szintű állam-