Levéltári Szemle, 16. (1966)
Levéltári Szemle, 16. (1966) 1. szám - A LEVÉLTÁRI MUNKA KÉRDÉSEI - Ort János: A levéltári "durva" selejtezésről / 1–12. o.
- 4 kiselejtezik az iratboritó lapok feliratai s egyéb külső jegyek nyomán könnyen felismerhető, tartalmi vizsgálatot nem igénylő selejtezhető ügyiratokat. Ezt a fajta munkát ugyan 'egyiklevéltárunkban sommásan selejtezhető iratok durva selejtezésének nevezték el t másutt sablonos iratok selejtezésének hivják, de a tévedések mezején sokszor nincsen megállás, Végül is a durva selejtezés tervmunkája néhány iratfejta kiválogatására terjed és a selejtezést végző dolgozó felkészültségéhez vagy igényeihez igazodik,, Elsikkad ezáltal az előirt selejtezési ügykörjegyzék készitése és a durva selejtezés valamely futólagos vagy néhány iratféleségre terjedő selejtezés formáját ölti* Ez a forma végül a kellő értékelés nélküli selejtezések veszélyeit is magával hordja.. Kivételesen lehet jelentősége annak, hogy a külső jegyek alapján/felirat stb,/ felismerhető értéktelen iratféleségeket a rendezést • végző dolgozó kiválogassa^, pl, ha nagyobb munkaidőt nem igényel s ezáltal is jelentősen csökken az iratanyag mennyisége, S végül ezzel a munkával raktári dolgozók is megbizhatók. Ezt a munkát azonban nem nevezhetjük sem durva selejtezésnek, sem módszeresen végzett selejtezésnek* Véleményünk szerint a tervezett selejtezésnek ezt a formáját az elérni kivánt céllal és indokaival együtt a munkatervekben tüzetesen megjelölhetjük és mindenképpen a terveket elbiráló Levéltári Osztály döntése alá bocsátandó. Az iratboritó lapok tárgyjelölései nyomán történő selejtezés végülis az összes iratok feliratainak vizsgálatára ter-: jed s viszonylag nagy időbefektetéssel jár, mert sokkal több időt igé-. nyel, mint a jelzetek alapján történő sorbarakás. Az igy nyerhető 10 15% selejt végül még csak félmunkának sem lesz nevezhető, mert a teljes anyagot értékelő selejtezés s annak eredményei is elsikkadnak. Óvnunk kell tehát kartársainkat egy u.i selejtezési müsző, a sommás vagy sablonos iratselejtezés bevezetésétől és használatától, A durva selej- ;. tezések tervpontjának megszüntetésére is mielőbb szeretnénk javaslatot ',tenni, ' ?; •; • r Külön emlithe tjük a raktári egységen belüli rendezések során az iratanyag megtisztítását a szembetűnő, felesleges duplumoktól, az iratokban tömegesen fekvő borítékoktól, idézésektől és a minden jogbiztösitó értéket nélkülöző tömeges vétivektől, Egyes szerveknél valóban feltűnő tömegben vannak egy—egy vaskosabb ügyiratban ezen iratféleségek és a levéltár gondos gazdájaként helyesen jár el a levéltáros* ha a feltűnő selejttől bármiféle munkája során megtisztítja iratait* De ha csupán jelzeteit ügyiratoknak sorbarakásából áll a rendezés, : s ehhez kapcsolják az emiitett iratféleségek kiválogatását az összes ügyiratoknak belső átvizsgálásával, ez a munka az előbbiekhez hasonlóan fölös idővel jár. Kivételesen lehet ugyan egyes állagokban jelentősége vagy gazdaságossága, ahol nagyobb számban vannak és másféle selejtezésre nincsen lehetőség. Egyébként az összes iratok .átvizsgálásával járó finom selejtezés során a megtartandó iratokból is gyümölcsözőbben végezhető el e kiválogatás, vagy pedig az ügyirat belső vizsgalatával járó rendezések és segédletkészítés mellékterméke is lehet. Másként a dolog lényegét a finom selejtezést megkerülő formális selejtezésnek s nem durva selejtezésnek nevezhetjük.
