Levéltári Szemle, 13. (1963)

Levéltári Szemle, 13. (1963) 4. szám - IRATTÁRI MUNKA - Horváth József: Az iratok nyilvántartásának új útjai :a Belkereskedelmi Minisztérium ügyiratkezelése / 236–240. o.

- 24o tálból keletkezett iratok gyüjtőiven, alszámokkal nyernek iktatást. Hasonló eljárás van alkalmazva az utasításokra, rendeletekre tömegesen érkező válasziratok iktatására is. Az iktatószám az előbbiekből következően összetett szám* a csoportszám + sorszám, illetve csoportszám + sorszám + alszánu A csoportszámhoz kötőjellel csatlakozik a sorszám és adott esetben törtvonallal az alszánu Az iktatószámot törtvonal után az évszám követi. Pl.t lo-627/1963, vagy lo-627/ 2/1S63. A főosztályok /ügycsoportok/ szerint felfektetett iktatókönyvek vezetése egy helyen, központositottan történik. Egy-egy kezelési munkaerőre 4-5 iktatókönyv vezet'se van bizva cca évi lo,ooo db ügyiratforgalommal. Az iktatókönyvön kivül más segédlet /tárgymutató, idegenszám mutató/ nincs használatban, mert az iktatókönyv minden tekintetben megbízható adatokat tartalmazó hü tükre a nyilvántartásba vett ügyeknek. Az elintézett ügyiratok irattározása ugyancsak csoportszámok szerint történik. Az iratok kiterített alakban, felülről kezdődő ügyszámok szerint kerülnek lerakásra, a szükségnek megfelelően több iratcsomagban. Az Ügyiratok előiratokkal történő felszerelésének előjegyzése kétszeres. A csatolt ügyirat irattári helyére un. csatolási jegyzéket tesznek, ami feltünteti, hogy mikor milyen számú iratot, mily számú irathoz csatoltak. Az iktatókönyvben a megfelelő számnál ugyancsak bejegyzik a csatolás megtörténtót, amit egyébként az ügyiratokra Is ^eljegyeznek. Az előbbiekben ismertetett rendszernek e?őnye, hogy a Belkereskedelmi Minisztérium által intézett ügyek főosztályokra bontottan és ezeken belül Ügyfajták szerinti szűkebb csoportosításban vannak az iktatókönyvekben nyilvántartva, ami az ügyök áttekintését és a keresett iratok feltalálását megkönnyíti. Ezen túlmenően az alkalmazott eljárási mód lényeges munkamegtakarítást eredményez 4B részben a későbbi idők levéltári szempontjainak is megfelel, üdvös volna, ha a társminisztériumok és más államigazgatási szervek szintén közölnék az általuk alkalmazott iratnyilvántartási módokat, amelyek kölcsönös megismerése és kiértékelése révén, az Ügykezelési formák jelenlegi sokféleségéből előbb-utóbb kikristályosodnának olyan átfogó irányelvek, amiket az államigazgatási szervek egységesebb iratkezelésének megteremtése érdekéban, legalább főbb vonásaiban - keretként lehetne alkalmazni. -o-o-o-o-o-o-o-o-o-