Levéltári Szemle, 13. (1963)

Levéltári Szemle, 13. (1963) 4. szám - IRATTÁRI MUNKA - Horváth József: Az iratok nyilvántartásának új útjai :a Belkereskedelmi Minisztérium ügyiratkezelése / 236–240. o.

- 238 A korszerűbb iratkezelést illetően támasztott követelmények megközelítése érdekében, évekkel ezelőtt a Belkereskedelmi Minisztérium uj iratnyilvántartási rendszert vezetett be, ami az azóta eltelt idő alatt kiforrottabbá válva, ma már biztonságosan szolgálja az ügyiratok iktatásának és kezelésének pontosságát és gyorsabb menetét. Az alkalmazott rendszer lényegében csoportszámos iratnyilvántartás, azonban nem kötött, hantm az ügykörökhöz igazodóan és az ügyforgalomhoz alkalmazkodóan, naptári évenként a szükségnek megfelelően kialakított csoportszáraokkal. Az iratnyilvántartás ügykörökre épül. Ily m.don az egyes tárgycsoportoknak külön csoportszámuk van, A croportszámok főosztályonként, nagyobbforgalmu főosztályoknál ügycsoportonként vannak megállapítva. Az ügyek könynyebb áttekinthetése céljából a csoportszámok ugy vanne't tervezve, hogy egyegy csoportszám alatt két-háromezer Ügyiratnál több lehetőleg ;.e kerüljön a tárgyévben iktatásra, A csoportszámok kéttaguak. Az első számjegy minden estben az Ügyintéző főosztály /önálló osztály/ számmegjelölésével azonos. Második számjegye kisebb ügyf org. lom esetén M

0

M

, nagyoob forgalomnál pedig az el5re látható ügyforgalomtól függően 1,2,3, stb. Egy-egy főosztály ügykörébe tartozó Ugyek iratainak nyilvántartásira lo-lo csoportszám van fenntartva, gyakorlatilag azonban legfeljebb 3-4 csoportszám kerül felhasználásra. Az alkalmazandó csoportszámok a tárgyévenként összeállitrtt "Iktatási terv"-ben ^annaV előre meghatározva. Az iktatási terv főosztályokra és ezeken belül tárgyesopoitokra bontottrn tünteti fel a minisztérium intézkedési körébe tertozó ügyeket. Az iktatási *erv a főosztályok sajátosságait figyelembe véve kerül összeállitásrt. Ahol ac Ügykör részletesebb felbontása kívánatos /pls az Árosztáxynál/, annál az osztálynál szűkebb tárgycsoportok szerirt, ahol pedig a betűrendes nyilvántartás megfelelőbb /pl. Személyzeti osztálynál/, ott az ABC betűinek megfelelően - egy rovatot több betű részére felhaszrálva történik az iktatási terv kidolgozása. Az iktatási t~rv az iktatókönyvek fedőlapjának belső oldalán van feltüntetve, arai a későbbi időkben bárki részére kellő tájékoztatást nyújt az iktatókönyvek szerezeti beosztására és vezetésüknek módjára. Az 1963, évi iktatási tervben a minisztérium ügyköre az alábblak szerint 16 főrészre /csoportszámra lett felbontva: Igazgatási főosztály. »• " Jogi osztály. II, Személyzeti osztály. III. Tervgazdasági főosztály. »» •• AroLztály. •i » •• ii n « IV. Minisztériumi főkönyvelőség » " Költségvetési oszt. " " Gazdasági osztály. Kereskedelemszervezési és Technikai Főosztály " Munkaügyi osztály. Kereskedelem Felügyeleti főojztály, »» « Fa nász iroda. 5

0 » * VIII. Szakoktatási osztály. lo csoportszám S I. 11 n s I. 2o •i s II. 3o M s III. 31 If ss II 32 II = •I 33 II s •1 4o II m IV. 41 H rr II 42 H ° II 5o II s V. 51 l» m « 6o ti s VI. 7o II s VII. 71 II s II